Digitalisierung von Personalakten für Handelsunternehmen
Der Einzelhändler hatte mit papierbasierten Aufzeichnungen und uneinheitlichen Verfahren an verschiedenen Standorten zu kämpfen, daher implementierte Aspecta die Solvedio-Lösung zur digitalen Dokumentenverwaltung, um Personalprozesse zu optimieren und zu standardisieren. Durch die Digitalisierung von Dateien und die Zentralisierung der Ablage verbesserte die Organisation die Datenverfügbarkeit, die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit und verringerte gleichzeitig den administrativen Aufwand.
Wichtige Punkte:
✓ Digitalisierung der Personalakten für einen Lebensmitteleinzelhändler.
✓ Implementierung der Solvedio-Plattform für die zentrale Dokumentenverwaltung.
✓ Standardisierung der Dokumentationsverfahren in allen Filialen.
✓ Steigerung der Effizienz und Senkung der Verwaltungskosten.
✓ Datensicherheit und Automatisierung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
16. Oktober 2024 ┃ 7 Minuten Lesen
Kunde
Der Kunde ist ein bedeutender Lebensmittelhändler in der Slowakei, der zahlreiche Filialen betreibt und Tausende von Mitarbeitern beschäftigt, darunter eine beträchtliche Anzahl von Saison- und Teilzeitkräften, um sich an Spitzenzeiten anzupassen.
Zu den Hauptmerkmalen gehören:
- Betreiben von umfangreichen Einzelhandelsstandorten im ganzen Land mit einer großen Anzahl an vielfältigen Arbeitskräften in verschiedenen Positionen, wie Verkaufsmitarbeitern, Logistik und Management.
- Verwaltung der Personaldokumentation für Vollzeit- und Zeitarbeitskräfte, einschließlich Verträge, Steuerunterlagen, Leistungsbewertungen und Compliance-bezogene Dokumente.
- Bewältigung verschiedener regulatorischer Anforderungen, die eine präzise und sichere Dokumentation der Mitarbeiter in mehreren Regionen erfordern.
Mit der schnellen Expansion und betrieblichen Komplexität sah sich die Organisation mit fragmentierten Personalunterlagen, uneinheitlichen Dokumentenverwaltungsverfahren und arbeitsintensiven Personalprozessen konfrontiert.
Herausforderung
Der Einzelhändler stieß auf mehrere zentrale Herausforderungen bei der Verwaltung von Personalakten an verschiedenen Standorten:
- Záznamy v papierovej forme: Záznamy o zamestnancoch boli prevažne v papierovej forme, čo komplikovalo rýchly prístup k súborom, viedlo k neefektívnosti a oneskoreniu pri plnení požiadaviek auditu alebo dotazov zamestnancov.
- Nekonzistentné postupy dokumentácie: Rôzne lokality používali rôzne metódy dokumentácie a ukladania, čo spôsobovalo nejednotnosť a problémy pri dodržiavaní noriem.
- Riziko dodržiavania predpisov: Bez centralizovaného systému na sledovanie dokumentácie zamestnancov sa objavili riziká súvisiace s dodržiavaním predpisov, najmä pokiaľ ide o osvedčenia, daňové záznamy a dodržiavanie pracovnoprávnych predpisov.
- Vysoké administratívne náklady: Fyzické záznamy si vyžadovali značnú manuálnu manipuláciu, pričom vo väčších kanceláriách boli vysoké administratívne náklady spojené s archiváciou, skladovaním a vyhľadávaním.
- Obavy o bezpečnosť: Fyzické súbory predstavovali riziko straty, poškodenia alebo neoprávneného prístupu, čo vyvolávalo obavy o bezpečnosť údajov a súlad s GDPR.
Lösung: digitale Personalakte von Solvedio
Na riešenie týchto výziev maloobchodný predajca prijal produkt spoločnosti Aspecta Solvedio na správu digitálnych dokumentov, centralizáciu personálnych súborov a automatizáciu kritických procesov v oblasti ľudských zdrojov s cieľom zlepšiť dodržiavanie predpisov a zvýšiť bezpečnosť údajov.
Kľúčové komponenty riešenia zahŕňali:
Centralizované úložisko digitálnych dokumentov: Všetky záznamy o zamestnancoch boli digitalizované a usporiadané v centralizovanom digitálnom úložisku, ktoré poskytuje dostupné a na mieste nezávislé úložisko. Personálne súbory – vrátane zmlúv, daňových formulárov a dokumentov o dodržiavaní predpisov – bolo možné efektívne načítať z akéhokoľvek miesta.
Štandardizovaná správa súborov: Štruktúrovaný rámec pre organizáciu súborov zabezpečil konzistentnosť na všetkých miestach s určenými priečinkami pre jednotlivé typy dokumentov, ako sú osvedčenia, zmluvy, disciplinárne opatrenia a zdravotné záznamy.
Automatizované spracovanie dokumentov: Digitalizované dokumenty boli naskenované a naskenované údaje boli automaticky spracované. Počas spracovania sa extrahovali kľúčové informácie týkajúce sa typu dokumentu a jeho obsahu. Tieto údaje boli následne klasifikované, čo umožnilo automatické priradenie dokumentov k príslušnému zamestnancovi, typu dokumentu a procesom pracovného toku, čím sa zabezpečila bezproblémová integrácia do prebiehajúcich činností v oblasti ľudských zdrojov.
Automatizovaná správa dodržiavania predpisov: Automatizované upozornenia sledovali dátumy skončenia platnosti kľúčových dokumentov, ako sú povolenia a osvedčenia, čím sa znížilo riziko nedodržania predpisov. Kontrolné zoznamy dodržiavania predpisov zabezpečovali, aby boli všetky potrebné dokumenty nahrané v súlade s pracovnoprávnymi predpismi.
Bezpečná správa dokumentov: Pokročilé šifrovanie zabezpečilo personálne súbory a riadenie prístupu na základe rolí obmedzilo prístup len na oprávnených používateľov, čím sa splnili normy GDPR a ochrany údajov.
Automatizácia pracovných postupov v oblasti ľudských zdrojov: Optické rozpoznávanie znakov (OCR) umožnilo systému identifikovať a kategorizovať typy dokumentov, čím sa zvýšila presnosť archivácie. Samoobsluha zamestnancov umožnila zamestnancom priamo nahrať dôležité dokumenty a manažéri mohli pridať hodnotenia výkonnosti, čím sa vytvoril komplexný záznam prístupný počas hodnotenia.
Ergebnisse und Vorteile
Platforma Solvedio priniesla klientovi podstatné výhody:
✓ Zvýšenie efektivity: Centralizované digitálne úložisko skrátilo čas vyhľadávania dokumentov o 60 %.
✓ Zlepšenie súladu s predpismi: Automatizované sledovanie dokumentov znížilo riziká súvisiace s dodržiavaním predpisov a zabezpečilo aktuálne záznamy.
✓ Úspora nákladov: Prechod od fyzických záznamov výrazne znížil administratívne náklady.
✓ Zvýšená bezpečnosť: Šifrované ukladanie a kontrola prístupu na základe rolí chránili citlivé informácie.
✓ Škálovateľnosť: Systém umožnil škálovateľnosť, aby sa prispôsobil pokračujúcemu rastu bez potreby dodatočného fyzického úložiska.
Fazit
Prostredníctvom platformy Solvedio maloobchodný predajca zmenil postupy pri tvorbe personálnej dokumentácie, znížil riziká súvisiace s dodržiavaním predpisov a zvýšil prevádzkovú efektívnosť. Škálovateľné a bezpečné riešenie umožnilo bezproblémovú správu dokumentov a umožnilo tímom ľudských zdrojov sústrediť sa na strategické iniciatívy, čím podporilo ďalší rast.
Abonnieren Sie und verpassen Sie keinen Artikel
Wenn Sie den Artikel gefallen hat, teilen Sie es
