Výhody a výzvy úspešného a efektívneho Business Intelligence
Hnacím motorom podnikania v 21. storočí sú digitálne dáta, ktoré so sebou prinášajú aj množstvo výziev. Spoločnosti čelia preťaženiu informáciami a ak chcú fungovať inteligentnejšie musia investovať do spôsobov, ako tieto informácie kontrolovať a porozumieť im. Analytika údajov pomáha lepšie porozumieť podnikaniu, identifikovať dôvody pozitívnych, ale aj negatívnych zmien a generovať nové poznatky. Aj preto sa nástroje ako Business Intelligence (BI) stávajú pre veľké organizácie generujúce množstvo dát nevyhnutnosťou. Pomáhajú dávať dáta do kontextu, monitorovať kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) a vytvárať presné reporty (súhrny). Správna integrácia týchto technológií poskytuje vašej spoločnosti konkurencieschopnosť a maximalizáciu príjmov.
Business Intelligence (BI) je jedným z pilierov digitálnej transformácie. Aj keď sa tento koncept objavil už v 80. rokoch a popularizoval sa v 90. rokoch, zostáva aktuálny a jeho hodnota exponenciálne rastie ruka v ruke s novými technológiami. BI nie je špecifickým nástrojom, ale skôr širokým konceptom, ktorý zahŕňa osvedčené postupy, metodiky, procesy, ľudský kapitál a platformy, ktoré umožňujú zber, ukladanie a analýzu relevantných údajov na podporu rozhodovacích procesov v organizáciách. Hoci digitálna éra vytvorila obrovský, veľmi rôznorodý, občas neštruktúrovaný a extrémne dynamický tok informácií, generovanie, ukladanie, vizualizácia a analýza týchto údajov otvorili aj významné oblasti príležitostí. Hlavnou výzvou v tomto smere je navrhnúť BI, ktorý efektívne pomáha pri rozhodovacích procesoch a vytvára špecifickú hodnotu v rámci organizácie.
Business Intelligence by tak mal byť základom každej krátkodobej i dlhodobej obchodnej stratégie. Pomáha spoločnostiam sledovať trendy, prispôsobovať sa meniacim sa trhovým podmienkam a zlepšuje rozhodovanie na všetkých úrovniach organizácie. BI môže spoločnosti pomôcť identifikovať jej najziskovejších zákazníkov, nájsť problematické miesta v rámci organizácie alebo návratnosť investícií do určitých produktov. Hoci je vytvorenie celopodnikového systému BI zložitý, nákladný a časovo náročný proces, pokiaľ je implementovaný a používaný správne, jeho výhody významne prevyšujú náklady.
Definícia Business Intelligence
BI sa nevzťahuje na žiadny konkrétny typ analýzy, ale na nástroje a procesy podnikovej inteligencie, ktoré sa používajú na získavanie prehľadov z nespracovaných údajov na pomoc pri obchodnom rozhodovaní. Tradične je Business Intelligence súhrnným označením pre metódy a procesy systematickej analýzy údajov. Je to softvérový nástroj, ktorý analyzuje „surové“ nespracované údaje vyprodukované pri aktivitách spoločnosti či organizácie. Nástroje BI zabezpečujú rôzne nadväzujúce činnosti – od dolovania údajov až po dopytovanie, vizualizáciu a reporting, pričom výsledkom sú informácie prezentované v zmysluplnej forme. To všetko za účelom znižovania nákladov, efektívneho rozhodovania, zvyšovania ziskovosti obchodných procesov, minimalizácie rizík a identifikácie nových príležitostí. To sa deje pomocou analytických a organizačných konceptov a zodpovedajúcich systémov.
V niektorých prípadoch sa BI chápe veľmi úzko ako automatizácia reportingu. V tomto zmysle je to len metodika zberu dát a vizualizácie vzájomných vzťahov v rámci firmy. Nemecký Inštitút pre Business Intelligence však BI chápe oveľa širšie a zahŕňa doň aj manažment a s ním spojenú integráciu stratégií, procesov a technológií na generovanie kritických vedomostí o stave, potenciáli a perspektívach z distribuovaných a nehomogénnych údajov o spoločnosti, trhu a konkurencii.
Hlavným cieľom BI je poskytnúť osobám s rozhodovacou právomocou prehľad v reálnom čase a pomôcť im pri rozhodovaní, ktoré sa neriadi dojmami a emóciami, ale je podporené tvrdými faktami a číslami. Základné funkcie, ktoré odlišujú BI od statických analytických zostáv sú interaktivita a spoľahlivosť pravidelne aktualizovaných údajov. Pre spoločnosti, ktoré si uvedomujú nevyhnutnosť dát v rámci ich podnikania a chápu dôležitosť rozhodovania založeného na dátach, je BI v dnešnej dobe nielen podporným nástrojom na tejto ceste, ale priam nevyhnutnosťou v ich ďalšom raste.
Výhody a výzvy, ktoré Business Intelligence prináša podnikaniu
Ak je BI vo vašej spoločnosti implementované úspešne, manažment dokáže vidieť podrobné a aktuálne údaje o všetkých aspektoch podnikania – finančné údaje, výrobné údaje, údaje o zákazníkoch… Môže čítať vyhodnotenia, ktoré syntetizujú tieto informácie vopred určenými spôsobmi. Tieto informácie pomáhajú manažmentu robiť rozhodnutia založené na faktoch. Na základe toho dokážete analyzovať aktuálnu situáciu, a zároveň aj predikovať trendy do budúcnosti. Na druhej strane môže prílišné spoliehanie sa na údaje prinášať aj určité negatíva, napríklad brzdiť kreatívne aktivity v rámci podnikania. Aj preto je dôležitá naozaj dôkladná analýza podnikových procesov a zváženie, v ktorých smeroch sa BI môže uplatniť, ako aj jeho výhody a nevýhody.
Výhody úspešnej implementácie BI v organizácii
Zlepšuje predaje
BI môže byť cenným prínosom pre obchodné oddelenia. Poskytuje prístup k analýzam, ktoré identifikujú trendy predaja, vylepšenia produktov, preferencie zákazníkov a trhy s potenciálom. Podrobné a aktuálne údaje sú tiež cennou komoditou pri rokovaniach s dodávateľmi alebo inými predajcami. BI údaje o predaji sú podrobnejšie ako týždenné alebo mesačné reporty používané obchodnými zástupcami na jednoduché analýzy krátkodobého predaja.
Identifikuje straty
Vďaka BI dokážete identifikovať oblasti plytvania a strát, ktoré najmä vo veľkých organizáciách zostávajú nepovšimnuté. Celopodnikový systém Business Intelligence dokáže analyzovať transakcie medzi oddeleniami a identifikovať oblasti prekrývania alebo neefektívnosti.
Identifikuje nové príležitosti
Business Intelligence môže pomôcť spoločnosti posúdiť jej silné a slabé stránky a porovnať sa s konkurentmi, identifikovať trendy a podmienky na trhu a rýchlo reagovať na zmeny. To všetko s cieľom získať konkurenčnú výhodu. Pomáha rýchlo a správne reagovať na nové príležitosti, identifikovať najziskovejších zákazníkov, ako aj potenciálne ziskových zákazníkov.
Dáva obchodným údajom zmysel
Surové čísla nie vždy dávajú zmysel. Preto je vizualizácia údajov dôležitým prvkom analýzy a napomáha vidieť celkový obraz situácie. Rozšírená analytika BI využíva techniky umelej inteligencie, dokáže tak rýchlejšie spracovať údaje a jednoduchšie z nich generovať vizuálne prehľady, ktoré sú rýchlejšie a jednoduchšie na pochopenie, prezentáciu a syntézu poznatkov.
Zabezpečuje lepšiu spoluprácu v rámci spoločnosti
Ideálom každej organizácie je mať všetky oddelenia nastavené na rovnakej vlnovej dĺžke a efektívne, komplexne a rýchlo sa tak posúvať k určeným cieľom. S BI môžete byť tomuto ideálu bližšie, keďže centralizuje údaje a ponúka „jednu verziu pravdy“. Dashboardy je možné zdieľať naprieč organizáciou a schopnosť dopytov v prirodzenom jazyku podporuje spoluprácu medzi jednotlivcami, tímami a oddeleniami. Živý interaktívny prehľad údajov podporuje spoluprácu a urýchľuje pracovný tok.
Predpovedá budúcnosť
Nie však z krištáľovej gule či na základe intuície. BI prediktívna analytika umožňuje vyberať trendy a skúmať, ako sa budú pravdepodobne vyvíjať. Je to spôsob hľadania vzorcov v historických údajoch, porovnávania aktuálnych údajov s týmito vzormi a zisťovania šancí na určité udalosti alebo situácie, ktoré nastanú v budúcnosti.
Výzvy úspešnej implementácie BI v organizácii
Nejasný účel využitia dátovej analýzy
Bežnou chybou pri navrhovaní systémov BI je zameriavať sa na dostupné informácie. Dôležité je pri tom identifikovať užitočné informácie. Nejde o generovanie veľkého dátového skladu alebo farebného, veľkolepo vyzerajúceho dashboardu, ale o snahu získať relevantné údaje a vykonať spoľahlivú analýzu na podporu rozhodovania a cieľov organizácie. Veľmi dôležité je preto hneď na začiatku určiť jasný účel využitia BI.
Nedostatočné zváženie zdrojov údajov
Problémom mnohých BI projektov je, že síce generujú veľké množstvo analýz, ale len zlomok z nich je skutočne relevantných pre rozhodovacie procesy. Nezvažuje sa, ktoré zdroje údajov sú skutočne potrebné a majú pridanú hodnotu. Často sa externým údajom o zákazníkoch, konkurencii, dodávateľoch, trhu, ale aj o počasí či iných faktoroch, ktoré by mohli ovplyvniť podnikanie, prikladá menšia váha, ako údajom interným (napríklad predaj, zásoby, faktúry...)
Problémy s kvalitou údajov
Business Intelligence je len tak presné, aké presné sú údaje, s ktorými operuje. V snahe o rýchle vyhodnocovanie a analýzu mnohé organizácie zanedbávajú kvalitu na úkor kvantity. Kvalita údajov je jedným z najdôležitejších aspektov BI, ktorý sa často prehliada. Dôležité je preto vytvorenie presného procesu zberu údajov spolu so stratégiou správy údajov, ktorá poskytuje pevný základ na sledovanie celého životného cyklu údajov.
Existencia dátových síl
Dátové silo vzniká, keď iba určitá skupina v organizácii má prístup k množine alebo k zdroju údajov. Dátové silá väčšinou vznikajú z dôvodu konkurencie medzi oddeleniami, môžu byť spôsobené hierarchiou spoločnosti (manažment, vysoko špecializovaný personál) alebo z technologických dôvodov, keď určité oddelenie jednoducho nemá prístup k aplikácii z iného oddelenia. Dátové silá spôsobujú plytvanie zdrojmi a brzdia produktivitu. Sú veľkou prekážkou úspešného BI, keďže bránia vidieť celkový informačný obraz. Eliminácia dátových síl výrazne zvyšuje produktivitu, tímovú prácu a koordináciu oddelení. Často si však vyžaduje nielen technologickú zmenu, ale i zmenu firemnej kultúry.
Nedostatočná data-driven kultúra
Vytvorenie data-driven kultúry (založenej na údajoch) si vyžaduje veľké úsilie, a to nielen na výkonnej úrovni, ale aj v prvej línii, kde podnik skutočne interaguje s okolitým svetom. Budovanie tohto druhu firemnej kultúry vyžaduje, aby organizácie uspeli na dvoch frontoch. Na jednej strane musia poskytnúť pracovníkom správne nástroje, na strane druhej im umožniť aplikovať poznatky, ktoré tieto nástroje generujú v obchodných procesoch. Pre úspešné BI je nutné mať podporu lídrov zo všetkých častí organizácie, aby pomohli dosiahnuť kultúrny posun, ktorý uprednostňuje použitie analýzy údajov na informovanie pri rozhodovaní.
Zlé postupy pri vizualizácii údajov
Vizualizácia údajov a výsledný dashboard sú finálnym „produktom“ BI. A preto aj keď všetky procesy sú nastavené správne, nevhodne zvolené a nekonzistentné vizualizácie sťažujú dešifrovanie a znehodnocujú celý proces. Okrem správneho získavania údajov, ich účelu a zdrojov, je teda dôležité premýšľať aj o správnom dizajne a UX ich reprezentácie
Aký prístup pri implementácii BI zvoliť?
Na úspešnú implementáciu a škálovanie BI v rámci organizácie je nutné naplánovať správnu stratégiu a alokovať zdroje. Dôležité je premyslieť mnohé aspekty ako vzdelávanie zamestnancov, definovanie cieľov, nastavenie KPI, ale aj výber vhodného softvérového riešenia či tvorbu stratégie a procesu získavania a analyzovania údajov. Implementácia akéhokoľvek podnikového systému je významný krok sám o sebe a BI systémy môžu vyžadovať niekoľko mesiacov, kým sa dosiahne merateľná návratnosť investícií. Aby ste zaistili, že zvládnete pri implementácii všetky výzvy a zároveň budete môcť naplno využívať výhody, ideálnym prístupom je spolupráca so skúseným obchodným partnerom, ktorý vám bude vedieť nastaviť všetky procesy a zabezpečiť hladký priebeh implementácie – od návrhu, cez nastavenie až po výsledok. Osvojenie si inovatívnych spôsobov využitia BI a dlhodobý záväzok vytvárať firemnú data-driven kultúru je už však výhradne vo vašich rukách.
Vyvíja webové aplikácie založené na .NET frameworku. Má rozsiahle skúsenosti s programovaním. Zaujíma sa o AI, BI a moderné IT postupy.
Branislav Bielik Analysis Programmer .NET