Digitalizácia personálnych súborov pre retailový podnik

Maloobchodný predajca čelil problémom s papierovými záznamami a nejednotnými postupmi na rôznych miestach, preto Aspecta implementovala riešenie Solvedio na správu digitálnych dokumentov s cieľom zefektívniť a štandardizovať personálne procesy. Digitalizáciou súborov a centralizáciou úložiska organizácia zlepšila dostupnosť údajov, dodržiavanie predpisov a bezpečnosť a zároveň znížila administratívnu záťaž.

Kľúčové body:

✓ Digitalizácia personálnych súborov pre retailového obchodníka v potravinárstve.
✓ Implementácia platformy Solvedio pre centralizovanú správu dokumentov.
✓ Štandardizácia dokumentačných postupov naprieč všetkými pobočkami.
✓ Zvýšenie efektivity a zníženie administratívnych nákladov.
✓ Zabezpečenie dát a automatizácia dodržiavania legislatívnych požiadaviek.

16. október 2024 ┃ 7 minút čítania

V mnohých organizáciách stále pretrvávajú výzvy spojené s papierovou dokumentáciou a manuálnou správou personálnych súborov. Takýto prístup často vedie k neefektívnosti, oneskoreniam pri vyhľadávaní dokumentov a vyššej chybovosti pri ich spracovávaní. S rastúcimi požiadavkami na ochranu osobných údajov a dodržiavanie legislatívnych predpisov sa pre organizácie stáva čoraz náročnejším efektívne riadiť a zabezpečiť personálne údaje. Digitalizácia a automatizácia HR procesov, ktoré zahŕňajú centralizovanú správu dokumentov a štandardizáciu postupov, predstavujú efektívne riešenia na zníženie administratívnej záťaže, zlepšenie bezpečnosti údajov a minimalizovanie rizík nesúladu s predpismi.

Klient

Klient je významným maloobchodným predajcom potravín na Slovensku, ktorý spravuje množstvo prevádzok a zamestnáva tisíce ľudí, vrátane značného počtu sezónnych pracovníkov a pracovníkov na čiastočný úväzok, aby sa prispôsobil špičkovým obdobiam.

Medzi hlavné charakteristiky patria:

Prevádzkovanie rozsiahlych maloobchodných prevádzok po celej krajine s veľkým počtom rôznorodých pracovníkov na rôznych pozíciách, ako sú zamestnanci predajní, logistika a manažment.
Správa personálnej dokumentácie pre zamestnancov na plný úväzok a dočasných zamestnancov, ktorá zahŕňa zmluvy, daňové záznamy, hodnotenia výkonnosti a dokumenty súvisiace s dodržiavaním predpisov.
Čelenie rôznym regulačným požiadavkám, ktoré si vyžadujú presnú a bezpečnú dokumentáciu zamestnancov vo viacerých regiónoch.

S rýchlou expanziou a prevádzkovou zložitosťou čelila organizácia problémom s roztrieštenou personálnou evidenciou, nejednotnými postupmi správy dokumentov a prácnymi personálnymi postupmi.

Výzva

Maloobchodný predajca sa stretol s niekoľkými kľúčovými výzvami pri správe osobných spisov na rôznych miestach:

Záznamy v papierovej forme: Záznamy o zamestnancoch boli prevažne v papierovej forme, čo komplikovalo rýchly prístup k súborom, viedlo k neefektívnosti a oneskoreniu pri plnení požiadaviek auditu alebo dotazov zamestnancov.
Nekonzistentné postupy dokumentácie: Rôzne lokality používali rôzne metódy dokumentácie a ukladania, čo spôsobovalo nejednotnosť a problémy pri dodržiavaní noriem.
Riziko dodržiavania predpisov: Bez centralizovaného systému na sledovanie dokumentácie zamestnancov sa objavili riziká súvisiace s dodržiavaním predpisov, najmä pokiaľ ide o osvedčenia, daňové záznamy a dodržiavanie pracovnoprávnych predpisov.
Vysoké administratívne náklady: Fyzické záznamy si vyžadovali značnú manuálnu manipuláciu, pričom vo väčších kanceláriách boli vysoké administratívne náklady spojené s archiváciou, skladovaním a vyhľadávaním.
Obavy o bezpečnosť: Fyzické súbory predstavovali riziko straty, poškodenia alebo neoprávneného prístupu, čo vyvolávalo obavy o bezpečnosť údajov a súlad s GDPR.

Riešenie: Digitálna personálna zložka od Solvedio

Na riešenie týchto výziev maloobchodný predajca prijal produkt spoločnosti Aspecta Solvedio na správu digitálnych dokumentov, centralizáciu personálnych súborov a automatizáciu kritických procesov v oblasti ľudských zdrojov s cieľom zlepšiť dodržiavanie predpisov a zvýšiť bezpečnosť údajov.

Kľúčové komponenty riešenia zahŕňali:

Centralizované úložisko digitálnych dokumentov: Všetky záznamy o zamestnancoch boli digitalizované a usporiadané v centralizovanom digitálnom úložisku, ktoré poskytuje dostupné a na mieste nezávislé úložisko. Personálne súbory – vrátane zmlúv, daňových formulárov a dokumentov o dodržiavaní predpisov – bolo možné efektívne načítať z akéhokoľvek miesta.

Štandardizovaná správa súborov: Štruktúrovaný rámec pre organizáciu súborov zabezpečil konzistentnosť na všetkých miestach s určenými priečinkami pre jednotlivé typy dokumentov, ako sú osvedčenia, zmluvy, disciplinárne opatrenia a zdravotné záznamy.

Automatizované spracovanie dokumentov: Digitalizované dokumenty boli naskenované a naskenované údaje boli automaticky spracované. Počas spracovania sa extrahovali kľúčové informácie týkajúce sa typu dokumentu a jeho obsahu. Tieto údaje boli následne klasifikované, čo umožnilo automatické priradenie dokumentov k príslušnému zamestnancovi, typu dokumentu a procesom pracovného toku, čím sa zabezpečila bezproblémová integrácia do prebiehajúcich činností v oblasti ľudských zdrojov.

Automatizovaná správa dodržiavania predpisov: Automatizované upozornenia sledovali dátumy skončenia platnosti kľúčových dokumentov, ako sú povolenia a osvedčenia, čím sa znížilo riziko nedodržania predpisov. Kontrolné zoznamy dodržiavania predpisov zabezpečovali, aby boli všetky potrebné dokumenty nahrané v súlade s pracovnoprávnymi predpismi.

Bezpečná správa dokumentov: Pokročilé šifrovanie zabezpečilo personálne súbory a riadenie prístupu na základe rolí obmedzilo prístup len na oprávnených používateľov, čím sa splnili normy GDPR a ochrany údajov.

Automatizácia pracovných postupov v oblasti ľudských zdrojov: Optické rozpoznávanie znakov (OCR) umožnilo systému identifikovať a kategorizovať typy dokumentov, čím sa zvýšila presnosť archivácie. Samoobsluha zamestnancov umožnila zamestnancom priamo nahrať dôležité dokumenty a manažéri mohli pridať hodnotenia výkonnosti, čím sa vytvoril komplexný záznam prístupný počas hodnotenia.

Výsledky a benefity

Platforma Solvedio priniesla klientovi podstatné výhody:

✓ Zvýšenie efektivity: Centralizované digitálne úložisko skrátilo čas vyhľadávania dokumentov o 60 %.

✓ Zlepšenie súladu s predpismi: Automatizované sledovanie dokumentov znížilo riziká súvisiace s dodržiavaním predpisov a zabezpečilo aktuálne záznamy.

✓ Úspora nákladov: Prechod od fyzických záznamov výrazne znížil administratívne náklady.

✓ Zvýšená bezpečnosť: Šifrované ukladanie a kontrola prístupu na základe rolí chránili citlivé informácie.

✓ Škálovateľnosť: Systém umožnil škálovateľnosť, aby sa prispôsobil pokračujúcemu rastu bez potreby dodatočného fyzického úložiska.

Záver

Prostredníctvom platformy Solvedio maloobchodný predajca zmenil postupy pri tvorbe personálnej dokumentácie, znížil riziká súvisiace s dodržiavaním predpisov a zvýšil prevádzkovú efektívnosť. Škálovateľné a bezpečné riešenie umožnilo bezproblémovú správu dokumentov a umožnilo tímom ľudských zdrojov sústrediť sa na strategické iniciatívy, čím podporilo ďalší rast.

Prihláste sa na odber a neunikne vám žiadny článok