Implementierung des Systems Business Cockpit

Die wichtigsten Punkte:

• Aufschlüsselung von Zielen in messbare Kennzahlen zur Verbesserung der Unternehmensleistung
• Transparente Zielvereinbarungen über alle Managementebenen hinweg
• Integriertes Performance-Monitoring im Einklang mit bestehenden Managementprozessen
• Flexibles Änderungsmanagement für Ziele, Kennzahlen und Strategien
• Integration mit SAP und anderen Systemen für einen effizienten Datenaustausch

Die Automobilindustrie ist durch hohe Komplexität und globale Strukturen geprägt und steht bei der Überwachung und Optimierung der Leistung über verschiedene Abteilungen und geografische Regionen hinweg vor besonderen Herausforderungen. Traditionelle Ansätze im Performance Management bieten häufig keinen umfassenden Blick auf die Organisation und verbinden strategische Ziele nur unzureichend mit dem operativen Tagesgeschäft.

Ein Branchentrend ist deshalb die Einführung fortgeschrittener Systeme für Enterprise Performance Management (EPM), mit denen Organisationen ihre strategischen Ziele besser mit operativen Aktivitäten abstimmen können. Solche Systeme sollen traditionelle Barrieren zwischen verschiedenen Managementebenen überwinden und eine einheitliche Plattform für Monitoring, Analyse und Verbesserung der Leistung in Echtzeit bereitstellen.

Der Kunde

Volkswagen Group, einer der größten Automobilhersteller der Welt, ist für sein umfassendes Netzwerk aus Marken, Werken und Vertriebskanälen weltweit bekannt. Mit mehr als 660.000 Mitarbeitenden und Aktivitäten in über 150 Ländern bildet Volkswagen Group ein komplexes Ökosystem, das anspruchsvolle Tools für die Steuerung und Optimierung der Unternehmensleistung benötigt.

Die Herausforderungen

Volkswagen Group stand im Performance Management und in der strategischen Planung vor mehreren wesentlichen Herausforderungen:

• Fragmentierte Daten und uneinheitliches Reporting erschwerten ein wirksames Performance Management über verschiedene Abteilungen und geografische Regionen hinweg. Manager arbeiteten häufig mit veralteten oder inkonsistenten Daten, was zu ineffizienten Entscheidungen und Problemen bei der Nachverfolgung strategischer Ziele führte.
• Die unzureichende Verbindung zwischen strategischen Zielen und dem operativen Tagesgeschäft stellte eine weitere wesentliche Herausforderung dar. Mitarbeitende auf unteren Organisationsebenen verstanden häufig nicht, wie ihre Arbeit zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitrug, was Engagement und Produktivität beeinträchtigte.
• Die komplexe Organisationsstruktur der Volkswagen Group erschwerte die Einführung eines einheitlichen Performance-Management-Systems. Unterschiedliche Marken und Bereiche verfügten häufig über eigene Prozesse und Kennzahlen, wodurch ein ganzheitlicher Blick auf die Leistung der gesamten Gruppe erschwert wurde.
• Der Bedarf an Flexibilität und Skalierbarkeit im Performance-Management-System war eine weitere zentrale Herausforderung. Angesichts sich kontinuierlich verändernder Märkte und neuer strategischer Initiativen benötigte Volkswagen Group eine Lösung, die sich schnell an neue Anforderungen anpassen konnte, ohne umfangreiche Änderungen an der Infrastruktur zu erfordern.

Volkswagen Group definierte für die Implementierung des neuen Performance-Management-Systems folgende Ziele:

• Aufschlüsselung der Unternehmensziele: Entsprechend der Unternehmensstrategie werden Ziele in tägliche Prozesskennzahlen übersetzt. Dadurch entsteht eine transparente Übersicht über Performance-Kennzahlen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen.
• Messbare Kennzahlen: Alle Leistungskennzahlen sollen messbar sein und über klare Definitionen sowie eindeutig festgelegte Datenquellen für die Bewertung verfügen.
• Zielvereinbarungen: Bottom-up- und Top-down-Reviews sollen sicherstellen, dass alle Managementebenen auf die Ziele abgestimmt sind. Unterzeichnete Zielvereinbarungen stärken diese Abstimmung zusätzlich, wobei die Zielerreichung direkt mit der Vergütung der Mitarbeitenden verknüpft ist.
• Integration mit organisatorischen Prozessen: Das System integriert sich in bestehende Management- und Reporting-Prozesse und stellt eine zentrale Plattform für Kommunikation und Performance-Monitoring bereit.

Die Lösung

Auf Basis dieser Ziele und Herausforderungen implementierte Volkswagen Group Business Cockpit, eine umfassende Lösung für Enterprise Performance Management, die sich an der Balanced-Scorecard-Methodik orientiert. Das über einen Zeitraum von 15 Jahren entwickelte System wurde für eine kontinuierliche Strategieumsetzung und Leistungsmessung innerhalb der Produktionsorganisationen von Volkswagen konzipiert.

Business Cockpit überführt strategische Planung in einen zielorientierten Prozess mit konkreten Zielen und messbaren Kennzahlen. Ein zentraler Bestandteil der Lösung ist die Integration dieser strategischen Ziele in die täglichen Management- und Reporting-Prozesse der Organisation.

Das System umfasst mehrere zentrale Komponenten:

• Kennzahlenkatalog: Eine umfassende Liste verfügbarer Kennzahlen mit klarer Definition, Berechnungsmethode und Datenquelle. Jeder Kennzahl ist eine verantwortliche Person zugeordnet, um eindeutige Verantwortlichkeiten sicherzustellen.
• Kennzahlenprotokolle: Transparente Dokumentation darüber, was eine Kennzahl bedeutet, wie sie berechnet wird und aus welchen Quellen die Daten stammen. Dieses Modul sorgt für Klarheit und Konsistenz bei der Interpretation von Performance-Daten.
• Vereinbarungen und Zielmatrizen: Planung und anschließende monatliche Bewertung der Leistung im Vergleich zu vereinbarten Zielen. Werden Ziele nicht erreicht, müssen die verantwortlichen Personen Korrekturmaßnahmen definieren und deren Umsetzung überwachen.
• Änderungsmanagement: Ein Modul für die Verwaltung von Änderungen an Zielen, Kennzahlen oder Strategien, das sicherstellt, dass Aktualisierungen dokumentiert und wirksam kommuniziert werden.
• Administrative Kontrollen und Konfiguration: Umfassende Konfigurations- und Administrationsmöglichkeiten für die Verwaltung von Benutzerrollen, Datenintegration und Business-Intelligence-Funktionen (BI).
• Dynamische Benutzerrollen und Zugriffsrechte: Benutzerrollen und Zugriffsrechte werden anhand der Organisationsstruktur und des Managementmodells dynamisch vergeben. Dadurch werden Datensicherheit und Datenintegrität im gesamten System unterstützt.
• Integration mit SAP und anderen Systemen: Das System ist an SAP-Stammdaten und -Werte angebunden und ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch sowie die Synchronisierung mit bestehenden Unternehmenssystemen.

Auch die Implementierung von Business Cockpit bei Volkswagen Group war mit Herausforderungen verbunden. Zu den größten gehörten die Datenintegration und die Sicherstellung konsistenter Daten über verschiedene Regionen und Abteilungen hinweg. Eine weitere Herausforderung war die Gestaltung einer Benutzeroberfläche, die für technische und nichttechnische Nutzer gleichermaßen intuitiv ist. Aufgrund der komplexen Organisationsstruktur der Volkswagen Group stellte auch die rollenbasierte Zugriffssteuerung besondere Anforderungen.

• Datenintegration und Konsistenz: Eine präzise und konsistente Datenintegration über verschiedene Regionen und Abteilungen hinweg war eine wesentliche Herausforderung. Das System musste aktuelle Daten bereitstellen und gleichzeitig flexibles Reporting und Analysen ermöglichen.
• Design der Benutzeroberfläche: Entscheidend war eine intuitive Benutzeroberfläche für technische und nichttechnische Nutzer. Gleichzeitig musste die Oberfläche über verschiedene Geräte und Bildschirmgrößen hinweg konsistent bleiben, um eine einfache Nutzung sicherzustellen.
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung: Für die Sicherheit und Integrität der Daten war ein sicheres und flexibles System erforderlich, das unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation abbilden kann.

Ergebnisse

Die Implementierung von Business Cockpit brachte Volkswagen Group deutliche Verbesserungen bei strategischer Steuerung und operativer Effizienz. Das System verbesserte die Fähigkeit des Unternehmens, seine Strategie anhand klar definierter und messbarer Ziele zu steuern. Dadurch konnten Unternehmensziele und die individuelle Leistung der Mitarbeitenden besser aufeinander abgestimmt werden.

Der zentrale Ansatz für das Performance Management reduzierte den Zeit- und Arbeitsaufwand für Monitoring und Reporting zentraler Leistungskennzahlen deutlich. Manager auf allen Ebenen verfügen nun über aktuelle und präzise Informationen und können dadurch schneller und fundierter entscheiden.

Das modulare Design von Business Cockpit ermöglicht einfache Aktualisierungen und Skalierung, sodass sich das System an veränderte Anforderungen der Organisation anpassen kann. Diese Flexibilität war wesentlich, um Relevanz und Wirksamkeit des Systems langfristig aufrechtzuerhalten.

Obwohl keine präzisen Zahlen zu den Performance-Verbesserungen vorliegen, verzeichnete Volkswagen Group deutliche Verbesserungen in mehreren zentralen Bereichen:

• Höhere Effizienz bei strategischer Planung und Umsetzung.
• Mehr Transparenz und klarere Verantwortlichkeiten in der gesamten Organisation.
• Schnellere Identifikation und Lösung von Performance-Problemen.
• Bessere Fähigkeit, auf Veränderungen im Markt und regulatorischen Umfeld zu reagieren.

Fazit

Die Implementierung von Business Cockpit bei Volkswagen Group zeigte den Nutzen eines integrierten Ansatzes für Enterprise Performance Management. Das System stellte eine zentrale Plattform für strategische Steuerung, Leistungsmessung und Reporting bereit und verbesserte dadurch Entscheidungsprozesse und operative Effizienz.

Das Projekt unterstrich die zentrale Rolle von Technologie bei der Steuerung von Performance und der Erreichung strategischer Ziele. Datenintegration und die schnelle Anpassung an Veränderungen waren dabei entscheidend für den Erfolg. Zu den langfristigen Vorteilen gehören ein verbessertes Performance-Monitoring und eine stärker ergebnisorientierte Unternehmenskultur, die Motivation und Engagement der Mitarbeitenden erhöhte.

Diese Implementierung liefert wertvolle Erkenntnisse für andere große Organisationen und zeigt, wie wichtig eine klare Vision, gute Planung und Flexibilität bei der Einführung vergleichbarer Systeme sind.