Moderné digitálne pracovisko: stratégia, trendy a best practices
Prieskum z roku 2021 analyzoval názory 16 000 zamestnancov z rôznych oblastí, na rôznych pozíciách zo 16 rôznych krajín. Viac ako polovica (54 %) pracovníkov tvrdila, že by zvažovala po pandémii COVID-19 opustiť svoje zamestnanie, ak im nebude poskytnutá určitá forma flexibility v tom, kde a kedy pracujú. Iný prieskum zameraný na zamestnávateľov v tomto smere ukázal, že až 70 % spoločností aj po pandémii zachová hybridný model práce. Možnosť flexibility práce a digitálne skúsenosti zamestnancov (DEX) aj z tohto dôvodu neboli nikdy dôležitejšie.
Čo je digitálne pracovisko?
Gartner definuje digital workplace ako virtuálny pracovný priestor, ktorý umožňuje nové, efektívnejšie spôsoby práce, zvyšuje angažovanosť a agilitu zamestnancov a využíva spotrebiteľsky orientované štýly a technológie. Veľmi všeobecne je digitálne pracovisko základná sada digitálnych nástrojov, ktoré zamestnanci používajú na vykonávanie práce.
Efektívne a moderné digitálne pracovisko je prostredie, kde sa mnohé prvky spolupráce a produktivity vykonávajú prostredníctvom určitej kombinácie digitálnych aplikácií, cloud computingu a iných technológií. Plnohodnotné platformy by mali obsahovať všetky aplikácie, údaje, nástroje a funkcie spolupráce, ktoré zamestnanci potrebujú na vykonávanie práce v rámci zabezpečeného online rozhrania, ku ktorému majú prístup odkiaľkoľvek, kedykoľvek a z akéhokoľvek zariadenia.
Skutočne efektívna platforma digitálneho pracoviska pracovníkom umožní:
- spolupracovať s členmi tímu,
- spravovať projekty a úlohy s plnou viditeľnosťou,
- riešiť problémy, chyby a servisné požiadavky,
- automatizovať štandardné a opakujúce sa obchodné procesy,
- integrovať aplikácie tretích strán,
- generovať prehľady na účely rozhodovania na základe údajov.
„Ak už nezáleží na tom, kde pracujete, ale ako pracujete, potom tento posun prináša kontrolu, vplyv, posilnenie a autonómiu každému z nás.“
Autor: Paul Miller (CEO Digital Workplace Group)
Čo nie je digitálne pracovisko?
- Digitálne pracovisko nie je intranet.
Intranet vo firmách je privátna sieť, do ktorej majú prístup len zamestnanci, ktorí majú autorizovaný prístup. Nemožno ho však použiť na aktívne interné projekty, procesy alebo diskusie.
- Digitálne pracovisko nie je len súbor aplikácií.
To, že vaša spoločnosť používa desiatky aplikácií na riadenie práce, ešte neznamená, že máte digitálne pracovisko. Mnoho nesúvisiacich aplikácií len vytvára komplikovanejšie a členitejšie pracovné prostredie.
- Digitálne pracovisko nie je len nástroj spolupráce.
Aplikácie na spoluprácu sa často obmedzujú len na komunikáciu. Digitálne pracovisko ale pomáha tímom aj pri zefektívňovaní procesov, správe, sledovaní stavu projektov a automatizácii opakujúcich sa úloh.
Digitálne pracovisko nie je len SaaS aplikácia, ktorú si môžete zakúpiť na zvýšenie produktivity a efektívnosti vo vašej organizácii. Ide o komplexnú stratégiu digitálnej transformácie, ktorá si vyžaduje kultúrnu zmenu zvnútra spoločnosti. Platforma digitálneho pracoviska, ktorú používate, by mala byť v súlade s digitálnymi prioritami, obchodnými cieľmi a očakávaniami zamestnancov vašej organizácie na zabezpečenie automatizácie a riadenia.
Aspekty moderného a funkčného digitálneho pracoviska
Stratégia a best practices úspešného digitálneho pracoviska
Mnohí zamestnanci sú ešte aj dnes podozrievaví voči zmenám vo svojich organizáciách. Pritom elementárnym predpokladom úspešnej digitálnej transformácie je správna komunikácia so zamestnancami a riadenie zmien. Konečný úspech implementácie digitálneho pracoviska a jeho efektivita závisia od toho, ako sa s ním vaši zamestnanci zladia a akceptujú ho. Okrem toho ale musíte zobrať pri implementácii do úvahy niekoľko strategických krokov:
- Zhodnoťte svoj aktuálny digitálny stav
Pred definovaním toho, čo je potrebné zmeniť, musíte najprv jasne pochopiť svoj súčasný digitálny stav. Musíte vedieť, aké technológie už využívate a ako, či robia zamestnancov produktívnejšími a poskytujú im pozitívne digitálne skúsenosti. Je tiež dôležité identifikovať medzery medzi technologickými potrebami zamestnancov a nástrojmi, ktoré sú v súčasnosti k dispozícii. Ďalšie prvky, na ktoré by ste sa mali zamerať je interakcia existujúcich platforiem a systémov.
- Investujte do svojej firemnej kultúry
Spôsob, akým vaša pracovná sila funguje, sa vždy spája s vašou celkovou organizačnou kultúrou a základnými hodnotami spoločnosti . Úspešné organizácie vedia, ako uchopiť ciele, prezentovať internú značku a poslanie spoločnosti, uľahčiť obojsmernú komunikáciu zamestnancov a podporiť zdieľanie názorov zamestnancov.
- Implementujte správnu technológiu
Aj keď existujú stovky rôznych technológií, aplikácií a platforiem, pamätajte, základom digitálneho pracoviska by malo byť to, aby zamestnanci mali vždy okamžitý prístup k správam a dôležitým informáciám od kolegov, v rámci tímu i organizácie. Pri výbere technológie venujte pozornosť jej používateľskému rozhraniu, vhodnosti pre mobilné zariadenia, flexibilite a možnosti prepojenia s inými riešeniami, ktoré vaši zamestnanci používajú.
- Vymenujte správnych ľudí, ktorí budú riadiť zmeny a zapojte vedúcich pracovníkov
Podobne ako pri akejkoľvek inej organizačnej zmene je dôležité mať tím alebo osobu, ktorá vedie zmenu a inšpiruje pracovisko k dosiahnutiu rovnakých cieľov.
Najväčšie trendy digitálneho pracoviska v roku 2022
1. Samoobslužné portály
Samoobslužné portály sa tešia čoraz väčšej obľube – najmä pre HR funkcie, kde majú zamestnanci prístup k online výplatným páskam, možnosť prehadzovať si smeny alebo rezervovať dovolenky. Nielenže to zlepšuje efektivitu znížením manuálnych papierových procesov, ale aj zlepšuje pracovný tok pre HR tímy.
2. Personalizácia
Prispôsobenie správnych informácií správnym rolám alebo osobám je neoceniteľné. Rovnako tak i používanie nástrojov na vytváranie vlastných prispôsobených prostredí.
3. Demokratizované a decentralizované technologické služby
Namiesto spoliehania sa na jedného alebo dvoch ľudí v centrále pri riešení digitálnych požiadaviek si teraz organizácie vyberajú možnosti so vstavanými nástrojmi na low-code a no-code vývoj. Zahŕňa to jednoduché drag and drop vytváranie online formulárov, intuitívne publikovanie obsahu a jednoduché prístupové povolenia na poskytovanie prispôsobeného obsahu konkrétnym používateľom.
4. Hodnota mobilných aplikácií
Nie je žiadnym prekvapením, že funkcie mobilných aplikácií pre digitálne pracoviská sú čoraz relevantnejšie a žiadanejšie. Fungujú ako centrálny komunikačný uzol a vstupné dvere do digitálneho pracoviska. Zamestnanci môžu dostávať okamžité upozornenia na obrazovke svojho telefónu (push notifikácie) na naliehavé alebo dôležité aktualizácie; prístup ku kontaktným informáciám a centrálnym údajom, keď sú mimo svojich stolov; odosielať informácie súvisiace s prácou ako súčasť svojich úloh, ako sú časové výkazy, a prístup k samoobslužným oblastiam, ako sú aktuálne rozpisy a formuláre, pre lepšiu produktivitu.
- Maximálne využitie umelej inteligencie
AI a strojové učenie majú najväčší vplyv na organizáciu, pokiaľ ide o automatizáciu jednoduchých, opakovateľných procesov – SOUTH AFRICA a pomoc zamestnancom nájsť obsah, ľudí a aplikácie, ktoré potrebujú pre svoje úlohy.
Conclusion
Digitálne pracovisko je dnes absolútne nevyhnutné na zvýšenie angažovanosti zamestnancov, vytváranie optimálnej produktivity a udržanie spokojnosti zamestnancov (a zákazníkov). Vaši zamestnanci očakávajú, že ich pracoviská budú ponúkať rovnaký druh sofistikovanej technológie, ktorú používajú vo svojom osobnom živote. A kvalitná interná komunikácia je stredobodom záujmu. Ak chcete vybudovať moderné a flexibilné digitálne pracovisko, vaša stratégia musí byť riadená zamestnancami. Ak vaša technológia neposilňuje zamestnancov, nezáleží na tom, nakoľko je táto technológia užívateľsky prívetivá.
