logo-web-red

Moderné digitálne pracovisko: stratégia, trendy a best practices

Prieskum z roku 2021 analyzoval názory 16 000 zamestnancov z rôznych oblastí, na rôznych pozíciách zo 16 rôznych krajín. Viac ako polovica (54 %) pracovníkov tvrdila, že by zvažovala po pandémii COVID-19 opustiť svoje zamestnanie, ak im nebude poskytnutá určitá forma flexibility v tom, kde a kedy pracujú. Iný prieskum zameraný na zamestnávateľov v tomto smere ukázal, že až 70 % spoločností aj po pandémii zachová hybridný model práce. Možnosť flexibility práce a digitálne skúsenosti zamestnancov (DEX) aj z tohto dôvodu neboli nikdy dôležitejšie.   

aspecta logo

Čo je digitálne pracovisko?

Gartner definuje digitálne pracovisko ako virtuálny pracovný priestor, ktorý umožňuje nové, efektívnejšie spôsoby práce, zvyšuje angažovanosť a agilitu zamestnancov a využíva spotrebiteľsky orientované štýly a technológie. Veľmi všeobecne je digitálne pracovisko základná sada digitálnych nástrojov, ktoré zamestnanci používajú na vykonávanie práce. 

digitalne pracovisko

Efektívne a moderné digitálne pracovisko je prostredie, kde sa mnohé prvky spolupráce a produktivity vykonávajú prostredníctvom určitej kombinácie digitálnych aplikácií, cloud computingu a iných technológií.  Plnohodnotné platformy by mali obsahovať všetky aplikácie, údaje, nástroje a funkcie spolupráce, ktoré zamestnanci potrebujú na vykonávanie práce v rámci zabezpečeného online rozhrania, ku ktorému majú prístup odkiaľkoľvek, kedykoľvek a z akéhokoľvek zariadenia. 

Skutočne efektívna platforma digitálneho pracoviska pracovníkom umožní: 

  • spolupracovať s členmi tímu, 
  • spravovať projekty a úlohy s plnou viditeľnosťou, 
  • riešiť problémy, chyby a servisné požiadavky, 
  • automatizovať štandardné a opakujúce sa obchodné procesy, 
  • integrovať aplikácie tretích strán, 
  •  generovať prehľady na účely rozhodovania na základe údajov.

„Ak už nezáleží na tom, kde pracujete, ale ako pracujete, potom tento posun prináša kontrolu, vplyv, posilnenie a autonómiu každému z nás.“ 

Autor: Paul Miller (CEO Digital Workplace Group)
aspecta logo

Čo nie je digitálne pracovisko?

  • Digitálne pracovisko nie je intranet. 

Intranet vo firmách je privátna sieť, do ktorej majú prístup len zamestnanci, ktorí majú autorizovaný prístup. Nemožno ho však použiť na aktívne interné projekty, procesy alebo diskusie. 

  • Digitálne pracovisko nie je len súbor aplikácií. 

To, že vaša spoločnosť používa desiatky aplikácií na riadenie práce, ešte neznamená, že máte digitálne pracovisko. Mnoho nesúvisiacich aplikácií len vytvára komplikovanejšie a členitejšie pracovné prostredie.  

  • Digitálne pracovisko nie je len nástroj spolupráce. 

Aplikácie na spoluprácu sa často obmedzujú len na komunikáciu. Digitálne pracovisko ale pomáha tímom aj pri zefektívňovaní procesov, správe, sledovaní stavu projektov a automatizácii opakujúcich sa úloh. 

Digitálne pracovisko nie je len SaaS aplikácia, ktorú si môžete zakúpiť na zvýšenie produktivity a efektívnosti vo vašej organizácii. Ide o komplexnú stratégiu digitálnej transformácie, ktorá si vyžaduje kultúrnu zmenu zvnútra spoločnosti. Platforma digitálneho pracoviska, ktorú používate, by mala byť v súlade s digitálnymi prioritami, obchodnými cieľmi a očakávaniami zamestnancov vašej organizácie na zabezpečenie automatizácie a riadenia.

aspecta logo

Aspekty moderného a funkčného digitálneho pracoviska

  • Komunikácia

    Je rozhodujúca pre úspech akéhokoľvek digitálneho pracoviska. Platforma na komunikáciu by mala obsahovať synchrónne aj asynchrónne metódy. Synchrónna komunikácia je okamžitá a dohráva sa v reálnom čase, populárnymi nástrojmi sú Zoom či MS Teams. Asynchrónna komunikácia nevyžaduje okamžitú akciu a umožňuje ľuďom reagovať alebo aktualizovať ich časovú os. Široko používaným príkladom je e-mail.

  • Manažment

    Digitálne pracovné prostredie si vyžaduje mať systém na sledovanie každého projektu, najmä pri koordinácii zamestnancov z viacerých miest. To si vyžaduje formu projektového manažmentu na monitorovanie pokroku od začiatku do konca; správa prípadov, ktorá umožňuje používateľom spolupracovať prostredníctvom jediného rozhrania; a efektívne riadenie procesov, ktoré môže pomôcť identifikovať neefektívnosť a zefektívniť pracovné postupy.

  • Skladovanie

    Či už na mieste na fyzických serveroch alebo nahrané do cloudu, mať dostatok úložného priestoru na zvládnutie očakávanej a neočakávanej pracovnej záťaže je absolútnou nevyhnutnosťou.

  • Analýza údajov

    Keď je zhromažďovanie a prelievanie obrovského množstva údajov kritickou pracovnou funkciou, silná a efektívna digitálna chrbtica môže zvýšiť agilitu, prehĺbiť inovácie a posilniť konkurenčnú výhodu.

  • Bezpečnosť

    Presun kritických pracovných postupov a programov online môže vytvoriť priestor potenciálnym virtuálnym a kybernetickým hrozbám. Je nevyhnutné, aby sa digitálne pracovisko chránilo pred hackermi a inými škodlivými útokmi.

aspecta logo

Stratégia a best practices úspešného digitálneho pracoviska

Mnohí zamestnanci sú ešte aj dnes podozrievaví voči zmenám vo svojich organizáciách. Pritom elementárnym predpokladom úspešnej digitálnej transformácie je správna komunikácia so zamestnancami a riadenie zmien. Konečný úspech implementácie digitálneho pracoviska a jeho efektivita visia od toho, ako sa s ním vaši zamestnanci zladia a akceptujú ho. Okrem toho ale musíte zobrať pri implementácii do úvahy niekoľko strategických krokov:

  1. Zhodnoťte svoj aktuálny digitálny stav

Pred definovaním toho, čo je potrebné zmeniť, musíte najprv jasne pochopiť svoj súčasný digitálny stav. Musíte vedieť, aké technológie už využívate a ako, či robia zamestnancov produktívnejšími a poskytujú im pozitívne digitálne skúsenosti. Je tiež dôležité identifikovať medzery medzi technologickými potrebami zamestnancov a nástrojmi, ktoré sú v súčasnosti k dispozícii. Ďalšie prvky, na ktoré by ste sa mali zamerať je interakcia existujúcich platforiem a systémov. 

  1. Investujte do svojej firemnej kultúry

Spôsob, akým vaša pracovná sila funguje, sa vždy spája s vašou celkovou organizačnou kultúrou a základnými hodnotami spoločnosti . Úspešné organizácie vedia, ako uchopiť ciele, prezentovať internú značku a poslanie spoločnosti, uľahčiť obojsmernú komunikáciu zamestnancov a podporiť zdieľanie názorov zamestnancov. 

  1. Implementujte správnu technológiu

Aj keď existujú stovky rôznych technológií, aplikácií a platforiem, pamätajte, základom digitálneho pracoviska by malo byť to, aby zamestnanci mali vždy okamžitý prístup k správam a dôležitým informáciám od kolegov, v rámci tímu i organizácie. Pri výbere technológie venujte pozornosť jej používateľskému rozhraniu, vhodnosti pre mobilné zariadenia, flexibilite a možnosti prepojenia s inými riešeniami, ktoré vaši zamestnanci používajú. 

  1. Vymenujte správnych ľudí, ktorí budú riadiť zmeny a zapojte vedúcich pracovníkov

Podobne ako pri akejkoľvek inej organizačnej zmene je dôležité mať tím alebo osobu, ktorá vedie zmenu a inšpiruje pracovisko k dosiahnutiu rovnakých cieľov. 

  

aspecta logo

Najväčšie trendy digitálneho pracoviska v roku 2022

 1. Samoobslužné portály

Samoobslužné portály sa tešia čoraz väčšej obľube – najmä pre HR funkcie, kde majú zamestnanci prístup k online výplatným páskam, možnosť prehadzovať si smeny alebo rezervovať dovolenky. Nielenže to zlepšuje efektivitu znížením manuálnych papierových procesov, ale aj zlepšuje pracovný tok pre HR tímy. 

2. Personalizácia

Prispôsobenie správnych informácií správnym rolám alebo osobám je neoceniteľné. Rovnako tak i používanie nástrojov na vytváranie vlastných prispôsobených prostredí.

3. Demokratizované a decentralizované technologické služby

Namiesto spoliehania sa na jedného alebo dvoch ľudí v centrále pri riešení digitálnych požiadaviek si teraz organizácie vyberajú možnosti so vstavanými nástrojmi na low-code a no-code vývoj. Zahŕňa to jednoduché drag and drop vytváranie online formulárov, intuitívne publikovanie obsahu a jednoduché prístupové povolenia na poskytovanie prispôsobeného obsahu konkrétnym používateľom.  

4. Hodnota mobilných aplikácií

Nie je žiadnym prekvapením, že funkcie mobilných aplikácií pre digitálne pracoviská sú čoraz relevantnejšie a žiadanejšie. Fungujú ako centrálny komunikačný uzol a vstupné dvere do digitálneho pracoviska. Zamestnanci môžu dostávať okamžité upozornenia na obrazovke svojho telefónu (push notifikácie) na naliehavé alebo dôležité aktualizácie; prístup ku kontaktným informáciám a centrálnym údajom, keď sú mimo svojich stolov; odosielať informácie súvisiace s prácou ako súčasť svojich úloh, ako sú časové výkazy, a prístup k samoobslužným oblastiam, ako sú aktuálne rozpisy a formuláre, pre lepšiu produktivitu. 

  1. Maximálne využitie umelej inteligencie

AI a strojové učenie majú najväčší vplyv na organizáciu, pokiaľ ide o automatizáciu jednoduchých, opakovateľných procesov – RPA a pomoc zamestnancom nájsť obsah, ľudí a aplikácie, ktoré potrebujú pre svoje úlohy. 

aspecta logo

Záver

Digitálne pracovisko je dnes absolútne nevyhnutné na zvýšenie angažovanosti zamestnancov, vytváranie optimálnej produktivity a udržanie spokojnosti zamestnancov (a zákazníkov). Vaši zamestnanci očakávajú, že ich pracoviská budú ponúkať rovnaký druh sofistikovanej technológie, ktorú používajú vo svojom osobnom živote. A kvalitná interná komunikácia je stredobodom záujmu. Ak chcete vybudovať moderné a flexibilné digitálne pracovisko, vaša stratégia musí byť riadená zamestnancami. Ak vaša technológia neposilňuje zamestnancov, nezáleží na tom, nakoľko je táto technológia užívateľsky prívetivá. 

 

Páčil sa vám článok?

Sign up for the newsletter
Zdieľajte ho na sociálnych sieťach