Die wichtigsten Punkte:
- Digitalisierung von Personalakten für einen Lebensmittelhändler.
- Implementierung von Solvedio für ein zentrales Dokumentenmanagement.
- Standardisierung der Dokumentationsprozesse über alle Standorte hinweg.
- Höhere Effizienz und niedrigere Verwaltungskosten.
- Datensicherheit und automatisierte Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Viele Organisationen stehen weiterhin vor Herausforderungen durch papierbasierte Dokumentation und die manuelle Verwaltung von Personalakten. Ein solcher Ansatz führt häufig zu Ineffizienz, Verzögerungen bei der Dokumentensuche und einer höheren Fehleranfälligkeit bei der Verarbeitung. Mit steigenden Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird eine effiziente und sichere Verwaltung von Personaldaten zunehmend anspruchsvoll.
Die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen mit zentralem Dokumentenmanagement und standardisierten Abläufen bietet eine wirksame Möglichkeit, den administrativen Aufwand zu reduzieren, die Datensicherheit zu verbessern und Compliance-Risiken zu verringern.
Der Kunde
Der Kunde ist ein bedeutender Lebensmittelhändler in der Slowakei, der zahlreiche Standorte betreibt und Tausende Mitarbeitende beschäftigt, darunter viele Saison- und Teilzeitkräfte, um Spitzenzeiten abzudecken.
Zu den wichtigsten Merkmalen gehören:
- Ein umfangreiches Filialnetz im ganzen Land mit einer großen und vielfältigen Belegschaft in unterschiedlichen Funktionen, darunter Mitarbeitende in Filialen, Logistik und Management.
- Verwaltung von Personalunterlagen für Vollzeit- und temporäre Mitarbeitende, darunter Verträge, Steuerunterlagen, Leistungsbeurteilungen und Compliance-relevante Dokumente.
- Unterschiedliche regulatorische Anforderungen, die eine genaue und sichere Dokumentation von Mitarbeiterdaten über mehrere Regionen hinweg erfordern.
Mit der schnellen Expansion und zunehmenden operativen Komplexität entstanden Herausforderungen durch fragmentierte Personalakten, uneinheitliche Dokumentenmanagementprozesse und arbeitsintensive HR-Abläufe.
Die Herausforderung
Der Einzelhändler stand bei der Verwaltung von Personalakten an verschiedenen Standorten vor mehreren zentralen Herausforderungen:
- Papierbasierte Unterlagen: Mitarbeiterdaten wurden überwiegend auf Papier geführt. Dadurch waren Akten nur schwer schnell zugänglich, und bei Audit-Anforderungen oder Anfragen von Mitarbeitenden entstanden Ineffizienzen und Verzögerungen.
- Uneinheitliche Dokumentationsprozesse: Verschiedene Standorte nutzten unterschiedliche Methoden für Dokumentation und Ablage, was zu Inkonsistenzen und Problemen bei der Einhaltung von Standards führte.
- Compliance-Risiken: Ohne ein zentrales System zur Nachverfolgung von Mitarbeiterunterlagen entstanden Risiken bei der Einhaltung von Vorgaben, insbesondere bei Zertifikaten, Steuerunterlagen und arbeitsrechtlichen Anforderungen.
- Hohe Verwaltungskosten: Physische Unterlagen erforderten erheblichen manuellen Aufwand. In größeren Niederlassungen entstanden dadurch hohe Kosten für Archivierung, Lagerung und Suche.
- Sicherheitsbedenken: Physische Akten konnten verloren gehen, beschädigt werden oder unbefugt zugänglich sein, was Risiken für Datensicherheit und GDPR-Compliance verursachte.
Die Lösung: die digitale Personalakte von Solvedio
Zur Bewältigung dieser Herausforderungen setzte der Einzelhändler das Aspecta-Produkt Solvedio für digitales Dokumentenmanagement ein. Die Lösung zentralisiert Personalakten und automatisiert zentrale HR-Prozesse, um Compliance und Datensicherheit zu verbessern.
Zu den wichtigsten Komponenten der Lösung gehörten:
Zentrales digitales Dokumenten-Repository: Sämtliche Mitarbeiterunterlagen wurden digitalisiert und in einem zentralen digitalen Repository organisiert, das einen standortunabhängigen Zugriff ermöglicht. Personalakten einschließlich Verträgen, Steuerformularen und Compliance-Dokumenten konnten effizient von jedem Standort abgerufen werden.
Standardisierte Aktenverwaltung: Ein strukturiertes Framework für die Organisation von Dateien sorgte für Konsistenz über alle Standorte hinweg. Für einzelne Dokumenttypen wie Zertifikate, Verträge, Disziplinarmaßnahmen und medizinische Unterlagen wurden definierte Ordner verwendet.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung: Digitalisierte Dokumente wurden gescannt und die erfassten Daten automatisch verarbeitet. Dabei wurden zentrale Informationen über Dokumenttyp und Inhalt extrahiert. Anschließend wurden die Daten klassifiziert, sodass Dokumente automatisch dem jeweiligen Mitarbeitenden, Dokumenttyp und Workflow zugeordnet und in laufende HR-Aktivitäten integriert werden konnten.
Automatisiertes Compliance-Management: Automatische Benachrichtigungen überwachten Ablaufdaten wichtiger Dokumente wie Genehmigungen und Zertifikate und reduzierten dadurch Compliance-Risiken. Compliance-Checklisten unterstützten dabei, alle erforderlichen Dokumente entsprechend arbeitsrechtlicher Vorgaben bereitzustellen.
Sicheres Dokumentenmanagement: Moderne Verschlüsselung schützte Personalakten, während rollenbasierte Zugriffskontrollen den Zugang auf berechtigte Nutzer beschränkten und damit GDPR- und Datenschutzanforderungen unterstützten.
Automatisierung von HR-Workflows: Optical Character Recognition (OCR) ermöglichte die automatische Erkennung und Kategorisierung von Dokumenttypen und verbesserte die Genauigkeit der Ablage. Über Self-Service konnten Mitarbeitende wichtige Dokumente direkt hochladen, während Manager Leistungsbeurteilungen ergänzen konnten. Dadurch entstand eine umfassende Personalakte, die bei Beurteilungen verfügbar war.
Ergebnisse und Nutzen
Die Solvedio-Plattform brachte dem Kunden erhebliche Vorteile:
- Höhere Effizienz: Das zentrale digitale Repository verkürzte die Dokumentensuche um 60 %.
- Bessere Compliance: Die automatische Nachverfolgung von Dokumenten reduzierte Compliance-Risiken und unterstützte aktuelle Datensätze.
- Kosteneinsparungen: Der Wechsel von physischen Unterlagen reduzierte die Verwaltungskosten deutlich.
- Höhere Sicherheit: Verschlüsselte Speicherung und rollenbasierte Zugriffskontrollen schützten sensible Informationen.
- Skalierbarkeit: Das System unterstützte weiteres Wachstum, ohne zusätzlichen physischen Speicherplatz zu benötigen.
Fazit
Mit Solvedio veränderte der Einzelhändler seine Prozesse für Personalunterlagen, reduzierte Compliance-Risiken und erhöhte die operative Effizienz. Die skalierbare und sichere Lösung vereinfachte das Dokumentenmanagement und ermöglichte HR-Teams, sich stärker auf strategische Initiativen zu konzentrieren und weiteres Wachstum zu unterstützen.
