Die Herausforderung
- Enger Zeitrahmen: Die Lösung musste innerhalb eines engen Zeitplans konzipiert und umgesetzt werden.
- Einhaltung von Regeln und Standards: Das System musste die strengen Anforderungen an EU-geförderte Projekte erfüllen.
- Nutzung vorhandener Komponenten: Ziel war es, den Entwicklungsaufwand zu minimieren und auf Bestehendem aufzubauen.
- Für künftige Programme ausgelegt: Das System muss neue Förderprogramme über die gesamte Programmperiode hinweg abbilden.
Die Lösung
Das Projekt wurde auf der Plattform Solvedio aufgebaut, die als Kern des Systems POSPRI dient. Die Lösung ist an staatliche Register angebunden, unter anderem an das Register natürlicher Personen (RFO). Dadurch lassen sich Antragstellerdaten automatisch prüfen und Fehlerquellen ausschließen. Klar definierte Workflows führen auch weniger erfahrene Mitarbeitende durch den gesamten Entscheidungsprozess.
Die Architektur wurde als SaaS (Software as a Service) ausgelegt. Die Zahl der Nutzer lässt sich damit flexibel an den Bedarf einzelner Programme und an die Verwaltungskapazitäten der Agentur anpassen.
Umsetzung
Das Projekt lief in den üblichen Phasen ab:
- Business-Analyse,
- Lösungsdesign,
- Implementierung,
- Test.
Die Umsetzung dauerte rund 12 Monate, danach ging das System in den Produktivbetrieb. Seit drei Jahren wird es aktiv betreut und weiterentwickelt, einschließlich der Aufnahme neuer Programme und laufender Prozessoptimierung.
Ergebnisse und Nutzen
- Automatisierte Bearbeitung: Anträge werden effizient und mit minimalem manuellem Aufwand bearbeitet.
- Vereinfachte Entscheidungsprozesse: Die Workflows ermöglichen es, einen größeren Kreis von Mitarbeitenden einzubinden, auch ohne methodische Spezialkenntnisse.
- Skalierbarkeit: Als SaaS-Lösung lassen sich die Kapazitäten bei steigendem Antragsvolumen einfach erhöhen.
- Vollständiger Bearbeitungszyklus: von der Antragstellung über die Entscheidung bis zur Erzeugung standardisierter Dokumente.
„Mit POSPRI konnten wir das Programm Obnov dom und im Anschluss auch weitere Programme effizient steuern. Besonders schätzen wir die Flexibilität der Lösung und wie schnell sie sich an neue Anforderungen anpassen lässt.“ – Projektmanager, Slowakische Umweltagentur
Fazit
Aspecta hat gezeigt, dass sich eine komplexe Lösung auch unter anspruchsvollen Rahmenbedingungen im öffentlichen Sektor schnell und zuverlässig umsetzen lässt. Durch die Nutzung vorhandener Komponenten und Integrationen konnten die Kosten optimiert und gleichzeitig hohe Qualität und die geforderten Sicherheitsstandards eingehalten werden.
Das Projekt bestätigt den Wert digitalisierter Verwaltungsprozesse als Weg zu effizienterer Steuerung, mehr Transparenz und besserem Service für Bürgerinnen und Bürger. Das System ist auf Weiterentwicklung ausgelegt und kann flexibel auf neue Programme und Anforderungen reagieren.
Sie suchen einen verlässlichen Partner für die Digitalisierung von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung? Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie wir Ihre Organisation beim Aufbau moderner und effizienter Lösungen unterstützen können.
