Digitalisierung der Instandhaltung und Automatisierung des Lieferantenmanagements in der Fertigung

Die Herausforderung

In Fertigungsunternehmen gehört die Instandhaltung zu den kritischsten Bereichen für einen reibungslosen Betrieb und eine gleichbleibende Produktionsqualität. In der Praxis sind Instandhaltungsprozesse jedoch häufig noch teilweise manuell und auf mehrere Teams und Lieferanten verteilt, ohne ein einheitliches System zur Überwachung von Leistung, Kosten und vertraglichen Verpflichtungen.

Fehlende Digitalisierung führt zu Zeitverlusten, Ungenauigkeiten bei der Abrechnung und Schwierigkeiten bei der Bewertung der Effektivität von Instandhaltungsmaßnahmen. Diese Herausforderungen veranlassten das Unternehmen, eine umfassende digitale Lösung zur Automatisierung und Verknüpfung aller wesentlichen Schritte im Instandhaltungsprozess einzuführen.

• Instandhaltungsprozesse für mehrere Lieferanten automatisieren und transparenter gestalten.

• Transparenz über die Erfüllung von Verträgen und Ausschreibungen schaffen.

• Fehler bei der Erstellung von Abrechnungsunterlagen reduzieren.

• Online-Freigaben für Serviceeinsätze und Störfälle ermöglichen.

• Daten als Grundlage für Entscheidungen zur Optimierung von Wartungsintervallen bereitstellen.

Die Lösung

Aspecta implementierte ein System zur Erfassung und Steuerung von Serviceeinsätzen, das sämtliche Tätigkeiten externer Lieferanten digital dokumentiert, Freigaben unterstützt und analytisch auswertet. Das System ermöglicht vollständige Transparenz über die Instandhaltung, automatisiert Abrechnungsprozesse und stellt dem Management detaillierte Berichte über die Vertragserfüllung bereit.

Erfassung von Instandhaltung und Serviceeinsätzen

• Vollständiger Überblick über geplante und ausgeführte Arbeiten nach Anlage, Ausschreibung und Lieferant.
• Erfassung aller Arten von Einsätzen: geplante, präventive und störungsbedingte Instandhaltung.
• Möglichkeit, Fotodokumentation vor und nach einem Einsatz anzuhängen.
• Erfassung des Umfangs ausgeführter Arbeiten und der festgestellten Befunde
• Effektive Kontrolle von Qualität und Leistungsumfang direkt vor Ort
• Interne Freigabe ausgeführter Arbeiten nach der Durchführung durch den Lieferanten.

Erfassung von Störfällen

• Schnelle Erfassung eines Störfalls direkt im System.
• Der Lieferant dokumentiert Reparaturablauf und Fotos vor und nach dem Einsatz; ein interner Mitarbeiter gibt das Ergebnis frei.
• Die Historie von Störfällen ermöglicht Trendanalysen und die Optimierung präventiver Wartung

Reporting und Analysen

• Übersichtliche Berichte über Lieferantenleistung, Anlagenzustand und Erfüllung der Wartungspläne.
• Möglichkeit zur Bewertung der Instandhaltungseffizienz und Beobachtung der Entwicklung von Störfällen.
• Identifikation risikobehafteter Anlagen und Empfehlungen zur Erhöhung der Frequenz präventiver Wartung.

Lieferantenmanagement

• Jeder Lieferant verfügt über einen eigenen Zugang und sieht die Anlagen, die durch seinen Vertrag abgedeckt sind.
• Für jede Anlage:
• erfasster Standort, Lageplan und Foto,
• Anzeige aller Arbeiten und der Instandhaltungshistorie
• Möglichkeit, ausgeführte Arbeiten direkt im vereinbarten Leistungsumfang zu erfassen.
• Automatische monatliche Zusammenfassungen als Grundlage für Bestellungen und Abrechnung

Verträge und Ausschreibungen

• Anlagen sind mit konkreten Ausschreibungen und Verträgen mit definiertem Instandhaltungsumfang verknüpft.
• Es wird erfasst, ob eine Ausschreibung vollständig erfüllt wurde oder noch Arbeiten offen sind.

Die wichtigsten Vorteile der Lösung

• Effiziente Organisation der Instandhaltung: Klare Aufgabenverteilung zwischen internem Team und Lieferanten sowie Planung und Erfassung aller Arbeiten an einem Ort.
• Effektive Kontrolle von Qualität und Leistungsumfang direkt vor Ort: Jeder Einsatz enthält Beschreibung, Befunde sowie Fotos vor und nach der Durchführung und wird intern freigegeben. Dadurch lassen sich Durchführung und Qualität der Arbeit nachvollziehen.
• Höhere Service- und Leistungsqualität: Digitale Prozesse und transparente Datensätze reduzieren Ungenauigkeiten, ermöglichen den Vergleich von Lieferanten und verbessern die Qualität der erbrachten Leistungen.
• Weniger störungsbedingte Instandhaltung durch hochwertige präventive Arbeit: Gut geplante und konsequent durchgeführte regelmäßige Wartung reduziert Störfälle, ungeplante Stillstände und Reparaturkosten.
• Transparenz und Verantwortlichkeit der Lieferanten: Jede Tätigkeit wird dokumentiert, einem konkreten Lieferanten zugeordnet und durch einen internen Mitarbeiter geprüft.
• Kontrolle der Erfüllung von Ausschreibungen und Verträgen: Berichte zeigen, ob Leistungen im vereinbarten Umfang erbracht wurden, und weisen auf fehlende oder verspätete Arbeiten hin.
• Grundlage für Entscheidungen und Kostenoptimierung: Instandhaltungsdaten ermöglichen die Bewertung der Leistung, die Identifikation risikobehafteter Anlagen und die Anpassung präventiver Wartungspläne.
• Einfachere Kommunikation und Zusammenarbeit: Lieferanten arbeiten direkt im System und haben Zugriff auf ihre Anlagen und aktuellen Wartungspläne, ohne auf E-Mails oder Papierprotokolle angewiesen zu sein.

Ergebnisse

Die Digitalisierung der Instandhaltung bringt Fertigungsunternehmen messbare und langfristige Vorteile. Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand, verbessert die Servicequalität und schafft für das Management vollständige Transparenz über Kosten, Lieferantenleistung und den technischen Zustand der Anlagen.

• 60 % Zeitersparnis bei der Erstellung monatlicher Berichte und Bestellunterlagen.

• 40 % weniger Fehler in den Abrechnungsdaten.

• 100 % Transparenz über die Erfüllung von Ausschreibungen und Verträgen.

• 25 % weniger Störfälle durch eine schnellere Bewertung risikobehafteter Anlagen.

• Automatisch generierte Berichte für jede Ausschreibung und jeden Lieferanten.

„Früher verbrachten wir ganze Tage damit, Unterlagen von Lieferanten zusammenzutragen. Heute haben wir mit wenigen Klicks alles verfügbar, einschließlich Fotos, Freigaben und Berichten.“ Leiter Instandhaltung

Fazit

Das Projekt zeigte, dass die Digitalisierung der Instandhaltung grundlegend verändern kann, wie Fertigungsunternehmen Serviceprozesse und die Kommunikation mit Lieferanten steuern. Das eingeführte System brachte unmittelbare Zeiteinsparungen, erhöhte die Datengenauigkeit und stellte dem Management Tools für schnelle und fundierte Entscheidungen bereit.

Das Unternehmen erhielt vollständige Transparenz über sämtliche Tätigkeiten und vertraglichen Verpflichtungen. Dadurch entwickelte sich die Instandhaltung von einer reaktiven operativen Aufgabe zu einem strategisch gesteuerten Bereich. Der Erfolg der Lösung bestätigt, dass Automatisierung und Analytik zentrale Voraussetzungen für langfristige Effizienz und Stabilität in Fertigungsbetrieben sind.