Die Herausforderung
- Papierbasierte Transportanträge digitalisieren, die von Ärzten für Patiententransporte ausgestellt werden
- Ein System einführen, mit dem Disponenten Transportanträge einfach und effizient einzelnen Fahrern und Fahrzeugen zuweisen können
- Die Planung regelmäßiger Fahrten automatisieren, beispielsweise für Dialysepatienten
- Routen und Transportzeiten optimieren, um Fahrten möglichst effizient zu planen
- Die Meldung von Fahrten und gefahrenen Kilometern vereinfachen für die Anforderungen der Krankenkassen
Die Lösung
Das Projekt wurde auf der Plattform Solvedio umgesetzt. Dabei entstand eine neue Anwendung für Transportanträge, die auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten wurde. Die Anwendung umfasst:
- übersichtliche Formulare für die Erfassung und Bearbeitung von Transportanträgen,
- Codelisten für Fahrzeuge, Fahrer, Fahrtrichtungen, Diagnosen, Ärzte und medizinische Einrichtungen,
- Funktionen zur Zuordnung von Transportanträgen zu Fahrern und Fahrzeugen,
- Erstellung von Druckausgaben für Fahrer und Vor-Ort-Kontrollen,
- monatliche Abschlüsse für Krankenkassen zur Meldung und Weiterverrechnung der Leistungen.
Darüber hinaus erfasst die Lösung regelmäßige Transporte, beispielsweise für Patienten, die regelmäßig zur Dialyse fahren, automatisch. Dadurch sinkt der administrative Aufwand und das Fehlerrisiko.
Umsetzung
Das Projekt begann mit einer Analysephase, in der Prozesse und Anforderungen des Kunden detailliert definiert wurden. Anschließend folgten Lösungsdesign und Konfiguration der Anwendung. Im Projekt fanden drei Testzyklen statt, in denen Details und Funktionen gemeinsam mit dem Kunden weiter abgestimmt wurden.
Die gesamte Umsetzung dauerte etwa sechs Monate. Nach erfolgreichem User Acceptance Testing wurde die Umgebung in den Produktivbetrieb überführt. Die Bereitstellung verlief unkompliziert, da es sich um eine SaaS-Lösung handelt. Einen Monat lang liefen das neue und das bisherige System parallel, um die korrekte Funktion anhand realer Daten zu überprüfen.
Ergebnisse und Nutzen
- Vollständiger Ersatz eines veralteten In-House-Systems, das nicht weiterentwickelt werden konnte
- Eine moderne SaaS-Lösung ermöglicht die kontinuierliche Umsetzung neuer Kundenanforderungen
- Prozessautomatisierung reduzierte die Fehlerquote deutlich und verkürzte die Bearbeitungszeit von Transportanträgen
- Disponenten erhielten ein intuitives Tool mit übersichtlicher Steuerung der Fahrten in Echtzeit
- Bessere Datenqualität und effizientere Leistungsabrechnung gegenüber Krankenkassen
„Das neue System hat unsere tägliche Planung und Koordination der Fahrten deutlich vereinfacht. Die Disponenten haben endlich einen Überblick über alle Transportanträge und können schnell auf Änderungen im Einsatzplan reagieren. Die Lösung spart Zeit und reduziert viele der Fehler, die bei der manuellen Verarbeitung entstanden sind.“ Betriebsleiter, Krankentransportdienst
Fazit
Das Projekt zur Digitalisierung von Planung und Durchführung der Patiententransporte zeigte, dass die Verbindung der flexiblen Plattform Solvedio mit fachlicher Expertise auch in einem Umfeld mit spezifischen Anforderungen eine schnelle, zuverlässige und vollständig zugeschnittene Lösung ermöglicht. Eine gründliche Analysephase und die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden führten zu einem System, das Prozesse nicht nur automatisiert, sondern auch die tägliche Arbeit von Disposition und Administration deutlich vereinfacht.
Das Ergebnis ist eine moderne SaaS-Lösung, die die Effizienz erhöht, Fehler reduziert und bessere Transparenz über Prozesse in Echtzeit schafft. Das Projekt bestätigte, dass Digitalisierung auch im Gesundheitswesen unmittelbaren Nutzen für Betrieb und Qualität der erbrachten Leistungen bietet.
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