KI-Chatbot verändert das HR-Controlling in der Telekommunikation

Die wichtigsten Punkte:

• Die Implementierung eines KI-Chatbots verbessert den Zugriff auf HR-Daten in der Telekommunikation.
• Der Abbau von Hürden in Power BI vereinfacht den Zugang für nichttechnische Mitarbeitende.
• Die Integration von Azure und OpenAI schafft eine sichere und skalierbare Lösung, die effizientere Prozesse unterstützt.
• Ein schnellerer Datenzugriff reduziert die Zeit bis zur benötigten Information.
• Eine bessere User Experience verbessert Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden.

Effizientes HR-Management benötigt schnellen Zugriff auf verlässliche Daten. Telekommunikationsunternehmen sind auf aktuelle HR-Informationen für fundierte Entscheidungen angewiesen. Klassische Business-Intelligence-Tools wie Power BI können für nichttechnische Nutzer jedoch eine Hürde darstellen und den Zugriff auf Informationen unnötig erschweren.

KI-Lösungen werden im HR-Bereich zunehmend eingesetzt, um den Datenzugriff zu vereinfachen und die Produktivität zu verbessern. Chatbots und Natural Language Processing ermöglichen eine intuitivere Interaktion mit komplexen Datensätzen, ohne dass Nutzer Reporting-Strukturen direkt durchsuchen müssen.

Der Kunde

Unser Kunde ist einer der führenden Telekommunikationsanbieter in der Slowakei. Das Unternehmen bietet ein breites Spektrum an Leistungen, darunter Mobilfunk, Festnetz, Internetdienste und digitales Fernsehen. Mit Tausenden Mitarbeitenden und Millionen Kunden gehört es zu den wichtigen Marktteilnehmern und entwickelt seine internen Prozesse und Kundenservices kontinuierlich weiter.

Herausforderungen

Die zentrale Herausforderung lag in der Komplexität und eingeschränkten Zugänglichkeit von HR-Daten für nichttechnische Mitarbeitende. Power BI bietet umfangreiche Analysefunktionen, war für viele Nutzer jedoch schwierig zu navigieren, besonders in Meetings, in denen Manager und HR-Fachkräfte Informationen schnell benötigten.

Daraus entstanden mehrere praktische Probleme:

• Langsamere Entscheidungsprozesse: Manager konnten benötigte Informationen nicht schnell genug abrufen, wodurch sich Entscheidungen verzögerten.
• Frustration bei Nutzern: Mitarbeitende konnten die verfügbaren Daten nur eingeschränkt nutzen.
• Ineffiziente Ressourcennutzung: Zeit für die Navigation in Power BI fehlte für andere Aufgaben.
• Risiko fehlerhafter Entscheidungen: Ein erschwerter Zugriff auf aktuelle Daten erhöhte das Risiko, Entscheidungen auf unvollständigen oder veralteten Informationen zu treffen.

Auf Basis dieser Probleme definierte der Telekommunikationsanbieter folgende Projektziele:

• Den Zugriff auf HR-Controlling-Daten vereinfachen, insbesondere für nichttechnische Mitarbeitende und B-Level-Manager.
• Die Zeit bis zu relevanten Informationen verkürzen, vor allem während Meetings und Arbeitssitzungen.
• Die Effizienz von Entscheidungen verbessern, indem aktuelle HR-Daten unmittelbar verfügbar werden.
• Eine Lösung implementieren, die vollständig in die bestehende Azure-Infrastruktur integriert ist und die internen Sicherheitsstandards erfüllt.
• Ein flexibles System schaffen, das künftig einfach erweitert werden kann und sich an veränderte Anforderungen anpassen lässt.
• Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei der Arbeit mit HR-Daten verbessern und eine datenorientierte Kultur fördern.

Die Lösung

Auf Basis der Anforderungen konzipierten und implementierten wir einen KI-Chatbot, der vollständig in die bestehende Azure-Infrastruktur des Telekommunikationsanbieters integriert ist. Die Lösung verändert die Interaktion mit HR-Daten, indem sie KI-Funktionen mit der vorhandenen Cloud-Umgebung verbindet.

Zu den zentralen Komponenten gehören:

1. Individuelles Frontend und Backend: Wir entwickelten eine auf Anforderungen und Workflows des Telekommunikationsanbieters abgestimmte Benutzeroberfläche und ein entsprechendes Backend. Dadurch lässt sich die Lösung intuitiv bedienen und in bestehende Prozesse integrieren.
2. Integration mit OpenAI Assistant API: Die Lösung nutzt OpenAI Assistant API mit Code Interpreter. Der Chatbot kann komplexe Nutzerfragen dynamisch verarbeiten und interpretieren und Antworten in natürlicher Sprache ausgeben.
3. Dynamischer Datenzugriff aus Power BI: Eine Integration zwischen Chatbot und vorhandenen Power-BI-Berichten ermöglicht den Zugriff auf aktuelle HR-Daten und die Bereitstellung relevanter Informationen.
4. Sichere Azure-Umgebung: Die gesamte Lösung läuft innerhalb der Azure-Infrastruktur des Kunden. Authentifizierung, Verschlüsselung und weitere Sicherheitskontrollen schützen Integrität und Vertraulichkeit der verarbeiteten Informationen.
5. Skalierbare Architektur: Die modulare Architektur unterstützt spätere Erweiterungen, zusätzliche Funktionen und die Integration weiterer Datenquellen.

Bei der Umsetzung mussten mehrere Herausforderungen gelöst werden:

1. Komplexe Datenstrukturen: HR-Daten waren über verschiedene Power-BI-Berichte mit komplexen Beziehungen verteilt. Eine Mapping-Schicht ermöglichte dem Chatbot, diese Strukturen zu navigieren und zu interpretieren.
2. Genauigkeit der Antworten: Der Chatbot musste schnelle und verlässliche Antworten liefern. Dafür wurden mehrere Qualitätskontrollen, regelmäßige Modellupdates und Feedbackmechanismen für Nutzer umgesetzt.
3. Integration mit bestehenden Sicherheitsprotokollen: Die Lösung musste die internen Sicherheitsstandards des Telekommunikationsanbieters erfüllen. Gemeinsam mit dem IT-Sicherheitsteam des Kunden wurden zusätzliche Authentifizierungs- und Verschlüsselungskontrollen umgesetzt.
4. User Adoption: Die anfängliche Skepsis erforderte ein strukturiertes Onboarding. Interaktive Workshops und detaillierte Benutzeranleitungen unterstützten die Einführung.

Ergebnisse

Der KI-Chatbot für das HR-Controlling brachte dem Telekommunikationsanbieter messbare Ergebnisse:

• Höhere Effizienz: Die durchschnittliche Zeit zum Abrufen relevanter HR-Informationen sank um 70 %, wodurch Entscheidungen während Meetings schneller vorbereitet werden konnten.
• Höhere Nutzerzufriedenheit: Eine Mitarbeiterbefragung ergab 85 % Zufriedenheit mit dem neuen System und damit eine deutliche Verbesserung gegenüber der vorherigen Lösung.
• Breitere Datennutzung: Die Zahl aktiver Nutzer von HR-Daten stieg um 200 %, wodurch Informationen innerhalb der Organisation deutlich breiter genutzt wurden.
• Genauigkeit und Zuverlässigkeit: Die Antwortgenauigkeit des Chatbots erreichte 98 % und lag damit über den ursprünglichen Erwartungen, wodurch das Vertrauen der Nutzer in das System stieg.
• Zeitersparnis: Manager berichteten von durchschnittlich 5 eingesparten Stunden pro Woche, die zuvor für manuelle Suche und Interpretation von HR-Daten benötigt wurden.

Die Ergebnisse zeigen, dass der KI-Chatbot die Projektziele erreichte und mehrere ursprüngliche Zielwerte übertraf. Der Telekommunikationsanbieter erhielt ein praktisches Tool, das den Zugriff auf HR-Daten verbessert und fundierte Entscheidungen in der Organisation unterstützt.

Fazit

Der KI-Chatbot für das HR-Controlling löste konkrete Probleme beim Zugriff auf HR-Daten und schuf eine Grundlage für die weitere Entwicklung von Analytics und KI innerhalb der Organisation.

Die wichtigsten Projektvorteile:

1. Breiterer Zugriff auf Daten und damit bessere Unterstützung fundierter Entscheidungen in der gesamten Organisation.
2. Höhere Effizienz und Produktivität, insbesondere bei Führungskräften.
3. Eine flexible und skalierbare Architektur, die künftig auf weitere Geschäftsbereiche ausgeweitet werden kann.
4. Stärkere interne Fähigkeiten für den Einsatz von KI in HR-Prozessen innerhalb der Telekommunikation.

Das Projekt zeigt, wie eine passend implementierte KI-Lösung interne Prozesse verändern und Daten einfacher nutzbar machen kann. Für den Telekommunikationsanbieter bedeutet dies schnelleres HR-Controlling und eine Grundlage für die weitere datenbasierte Entwicklung.

Diese Case Study ist hypothetisch und basiert auf einem laufenden Projekt mit einem Telekommunikationsanbieter, für den wir derzeit eine Demo-Version des KI-Chatbots entwickeln. Die angegebenen Ergebnisse veranschaulichen das realistische Potenzial der Lösung.