Pomáhame vašim ľuďom využívať AI pri ich každodennej práci
Tam, kde sa AI už používa, často sa využíva len zlomok jej možností. Ľudia poznajú jednotlivé nástroje, ale nevedia, ako ich zapojiť do svojej práce alebo prepojiť do jedného postupu. Pri AI Buddy sprevádzame zamestnancov pri ich skutočných pracovných úlohách, aby dokázali AI používať samostatne. Zmenu v ich práci dokladáme meraním.
Na naše riešenia sa spoliehajú lídri v automotive, bankovníctve a telekomunikáciách
Pracujeme s vašimi skutočnými úlohami
Nie s cvičnými príkladmi, ale s poradami, reportmi a úlohami, ktoré vás čakajú.
Prácu vykonáva váš zamestnanec, my ho sprevádzame
Sprievodca navrhuje postup a vysvetľuje ho; úlohu za zamestnanca nerobí.
Zmenu v práci meriame
Zmeriame východiskový stav aj rozdiel na konkrétnych činnostiach.
Situácie, v ktorých sa AI vo firme nevyužíva naplno
S týmito situáciami sa stretávame najčastejšie.
Bežné prístupy a ich obmedzenia
| Prístup | Obmedzenie |
|---|---|
| Nerobiť nič | AI sa používa bez spoločných pravidiel a prínos sa nedá vyhodnotiť |
| Len školenie | zlepší znalosti, no nemusí zmeniť každodennú prácu |
| Len nákup licencií | bez pravidiel, obsahu a sprevádzania sa nástroj po prvých problémoch prestane používať |
| Vlastnými silami | je to možné a dlhodobo správne; v krátkom čase však často chýba kapacita |
Zavádzanie AI vlastnými silami nespochybňujeme. Spolupráca s nami pomáha pripraviť ľudí a postupy, v ktorých firma potom pokračuje samostatne. Netvrdíme ani, že školenia nefungujú. Školenie prispôsobené konkrétnym ľuďom svoj účel plní, rieši však niečo iné: učí ovládať nástroj, kým AI Buddy mení spôsob práce.
Ako to funguje
Sprevádzame ľudí pri práci s AI priamo na ich pracovných úlohách
Sprievodca, ktorý s AI sám pracuje, začína otázkou, aké úlohy zamestnanec práve rieši, a pracuje sa priamo na nich. Úlohu vykonáva zamestnanec; sprievodca navrhuje postup, opravuje a vysvetľuje dôvody. Ak by úlohu urobil za zamestnanca, ten by sa postup nenaučil a pri ďalšej podobnej úlohe by opäť potreboval pomoc. Sprievodca pritom pomáha zapojiť aj nástroje, systémy a podklady firmy, ku ktorým má zamestnanec prístup.
Zmapujeme, ako sa v oblasti skutočne pracuje
Vychádzame zo záznamov o vykonanej práci v systémoch, ktoré už používate, nie z dotazníkov. Mapuje sa práca menovaného zamestnanca; práca ostatných len súhrnne, s ich súhlasom a bez citlivých údajov. Výsledkom je obraz práce, aký firma doteraz nemala. Mapa je prostriedok, nie cieľ.
Roztriedime činnosti
Určíme, ktoré činnosti možno automatizovať, pri ktorých má AI pomáhať človeku a ktoré majú zostať výhradne na ľuďoch, vždy so zdôvodnením. Firma tak vidí, kam sa oplatí investovať. Činnosti vhodné na automatizáciu pomenujeme a odovzdáme; ich realizácia je samostatný projekt. Toky v organizácii →
Zmeriame východiskový stav
Na vybraných činnostiach meriame čas, počet ručných krokov a to, koľkokrát sa práca vracia na opravu. Bez tohto merania nemožno prínos doložiť, preto bez neho oblasť nezačíname.
Pravidelne pracujeme na skutočných úlohách
Krátke stretnutia nad prácou, ktorú zamestnanci práve riešia, bez vyhradených školiacich dní. Cieľom je, aby postupy používali samostatne.
Postupy a AI asistenti, ktorí fungujú aj bez nás
Za odovzdané ich považujeme až vtedy, keď ich používa aj niekto iný než ich autor. Zostávajú vo firme.
Zmeriame rozdiel
Na tých istých činnostiach ako na začiatku. Výsledkom je vyčíslený rozdiel.
Mapovanie práce prebieha súčasne s prípravou pravidiel používania AI, zoznamu schválených nástrojov a pracovného prostredia.
Kto sa na spolupráci podieľa
Zamestnanci majú pri prvých úlohách s AI podporu. Náš sprievodca pracuje s menovaným zamestnancom na jeho úlohách. Kolegovia, ktorých zaškolíme, pomáhajú ostatným priamo pri ich práci a vo firme zostávajú aj po skončení spolupráce. V nástroji, v ktorom zamestnanec pracuje, je navyše asistent pripravený na konkrétnu činnosť, s jej postupom a šablónami. Ešte pred začiatkom práce s ľuďmi dostanú zamestnanci pravidlá práce s dátami a zoznam schválených nástrojov.
| Kto | Strana | Úloha |
|---|---|---|
| Sprievodca | Aspecta | vedie spoločnú prácu na úlohách zamestnanca |
| Menovaný zamestnanec | firma | jeho práca sa zlepšuje a meria |
| Zaškolení kolegovia | firma | pomáhajú ostatným a zostávajú aj po skončení spolupráce |
| Asistent v nástroji | nástroj | podporuje konkrétnu činnosť podľa jej postupu |
| Vedúci oblasti | firma | zabezpečuje podmienky, potvrdzuje výber činností a preberá výsledky |
| Správca prostredia | firma | prevádzkuje pracovné prostredie po odovzdaní |
| Ostatní v oblasti | firma | krátko prispejú k mapovaniu práce |
Ukazujeme, ako využiť AI aj pri úlohách, kde by vám to nenapadlo
Prínos nie je len v odpovedi na položenú otázku, ale aj v tom, čo všetko sa dá urobiť a ako to prepojiť.
| Dnešný stav | Možnosť s AI |
|---|---|
| report, ktorý sa každý mesiac zostavuje ručne | postup, ktorý ho zostaví z tých istých zdrojov |
| množstvo dokumentov, ktoré nikto nestihne prečítať | analýza všetkých dokumentov, nie len vzorky |
| informáciu treba zisťovať u kolegu | krok, ktorý ju nájde v podkladoch, ku ktorým má zamestnanec prístup |
| viac nástrojov a ručné prenášanie údajov medzi nimi | jeden postup, v ktorom na seba kroky nadväzujú |
Nejde o chýbajúcu zručnosť, ale o chýbajúcu predstavu o tom, čo je možné. Tú bežný kurz neposkytne.
AI Buddy zavádzame po firemných oblastiach
V každej oblasti je menovaný zamestnanec, na ktorého práci sa meria a ktorého sa spoločná práca týka. Ostatní kolegovia krátko prispejú k mapovaniu práce a vybraných zaškolíme, aby pomáhali ďalším. Oblasť otvárame tam, kde o to má záujem jej vedúci; často ide o vedenie a jeho vlastnú agendu. Rozsah spolupráce určuje počet zapojených oblastí. V každej z nich zachovávame rovnaký spôsob merania, aby sa dali výsledky vyhodnotiť.
Čo meriame a čo nie
Meriame dve veci. Prvou sú vstupy: čo zamestnanec pred začiatkom nemal a po ňom má, k dohodnutému dátumu. Druhou sú výstupy: konkrétne činnosti, ich čas, počet ručných krokov a koľkokrát sa práca vracia na opravu; podľa oblasti aj ďalšie ukazovatele, napríklad podiel porád so zápisom alebo podiel zadaní vrátených na doplnenie. Ak sa výstupy pripravené s AI opakovane prepracúvajú, je to signál, že činnosť bola zvolená nesprávne, a riešime to. Nemeriame počet zadaní, frekvenciu používania AI, absolvované školenia ani dosiahnuté úrovne: nie sú to výsledky a nevstupujú do prevzatia.
Ochrana zamestnancov je súčasťou zmluvy
Meriame činnosti, nie ľudí. Pri tímoch meriame len súhrnne, pri menovaných zamestnancoch ich vlastnú prácu a s ich súhlasom. Žiadny výstup spolupráce sa nepoužije na rozhodovanie o počte zamestnancov ani o konkrétnom človeku. Individuálne meranie produktivity nie je súčasťou spolupráce v žiadnej podobe. Pred začiatkom oblasti sa spolupráca prerokuje so zástupcami zamestnancov. Tieto podmienky chránia zamestnancov a vytvárajú dôveru, bez ktorej by meranie nemalo zmysel. Sledovanie výkonu jednotlivca prostredníctvom AI je navyše v rozpore s ochranou súkromia zamestnancov, preto ho neponúkame.
Ako podporujeme dlhodobé používanie AI
Zavádzanie AI najčastejšie zlyháva na dvoch miestach a AI Buddy na oba myslí už pri návrhu. Prvým je prvá skúsenosť: ak zamestnanec skúsi AI na nevhodnej úlohe alebo nevie, čo smie použiť, ďalší pokus zvyčajne nepríde. Preto nezačíname nástrojom, ale pravidlami a zoznamom schválených nástrojov, a prvé úlohy sprevádza človek, ktorý s AI pri takejto práci už pracuje. Druhým je chýbajúci dôkaz: východiskový stav sa často nemeria vôbec alebo až dodatočne. Pri AI Buddy ho meriame pred začiatkom práce s ľuďmi.
Od práce jednotlivca k firemným procesom
Postup, ktorý vznikne pri práci jedného zamestnanca, môžu začať používať aj kolegovia. Vtedy potrebuje určeného vlastníka a pravidlá a stáva sa súčasťou firemného procesu. Niektoré činnosti môže časom úplne prevziať automatizovaný proces. Je to prirodzený vývoj; zamestnanec sa môže viac venovať dohľadu, rozhodovaniu a úlohám, ktoré vyžadujú ľudský úsudok. Kandidátov na takéto zmeny pomenuje mapa práce; ich realizácia je samostatný projekt. Toky v organizácii →
Čím sa AI Buddy líši
Meriame prácu, nie používanie
Rast používania je aktivita, nie výsledok. Meriame zmenu pri konkrétnych činnostiach a rozdiel vyčíslime bez ohľadu na to, aký bude. Rovnako jasne uvádzame, čo nemeriame.
Východiskový stav je podmienkou
Meriame ho pred prvým stretnutím; bez neho oblasť nezačíname.
Každý výstup má dohodnuté kritérium prevzatia
Postup považujeme za odovzdaný, keď ho používa aj niekto iný než autor. Prostredie, keď váš správca vykoná prevádzkový úkon bez nás.
Pracujeme na aktuálnych úlohách
Nie na modelových situáciách ani vo vyhradených dňoch. Vyžaduje to dôkladnejšiu prípravu, no umožňuje overiť, či zamestnanci dokážu postupy používať samostatne.
Prostredie, pravidlá a obsah sú súčasťou spolupráce
Nenechávame ich na niekoho iného, lebo práve na nich prvé pokusy najčastejšie zlyhávajú. Pri každej položke je uvedené, ktorú činnosť umožňuje.
Vylúčenia sú dohodnuté vopred
To, čo nie je súčasťou rozsahu, uvádzame pred začiatkom, nie pri preberaní.
Nesľubujeme to, čo prostredie neumožňuje
Kde sa dá pravidlo technicky vynútiť, vynútime ho a overíme skúškou. Kde nie, otvorene to povieme.
Kedy môže byť vhodnejšie iné riešenie
Ak potrebujete rýchly prvý viditeľný výsledok, nižšiu cenu s možnosťou dotácie, známe medzinárodné meno alebo jednoduchý program s pevnou dĺžkou, môžu vám lepšie vyhovovať iné ponuky. Kurz a AI Buddy si nekonkurujú; riešia rozdielne potreby.
Čo z toho máte
Pri každom výstupe vopred určujeme, ako overíme jeho splnenie. Pracovné prostredie, obsah a výsledky práce s ľuďmi vyhodnocujeme a preberáme samostatne.
Zamestnancov, ktorí pracujú s AI samostatne
Vďaka podpore pri prvých úlohách pri tom vydržia.
Kolegov, ktorí postupy ovládajú a učia ďalších
Ďalšie oblasti tak môže viesť aj niekto z vašej firmy.
Zmeraný východiskový stav a vyčíslený rozdiel
na tých istých činnostiach.
Postupy a AI asistentov, ktorí fungujú bez nás
a používa ich aj niekto iný než ich autor.
Pravidlá práce s dátami a zoznam schválených nástrojov
Jeden záväzný dokument, ktorý zamestnanci ľahko nájdu, a postup na vyžiadanie nového nástroja so zodpovednou osobou a lehotou. Dáta →
Pracovné prostredie s riadenými prístupmi
a oddeleným režimom pre citlivé údaje. Je súčasťou prípravy; či ho po skončení spolupráce budete prevádzkovať sami alebo ho budeme prevádzkovať my, je samostatné rozhodnutie. Nástroje pre prácu →
Overený obsah o firme, z ktorého asistenti odpovedajú
, s dohľadateľným zdrojom a platnosťou k dátumu. Analýzy, obchodné podklady ani informácie o konkrétnych osobách doň nepatria.
Používanie AI podľa spoločných firemných pravidiel
Overené tým, že zamestnanci vedia pravidlo pri práci uplatniť.
Mapu skutočnej práce v oblasti a zoznam kandidátov na ďalšie zlepšenia
, so zdôvodnením. Je to vedľajší výsledok spolupráce a podklad na rozhodovanie o ďalších investíciách. Toky v organizácii →
Ako overujeme výsledky práce s AI
Nesľubujeme vopred konkrétny výsledok. Zaväzujeme sa, že na konci budete mať zmerané číslo a budete vedieť, ako vzniklo; jeho hodnotu vopred nesľubujeme.
| Kedy | Čo možno doložiť |
|---|---|
| po prvých stretnutiach | prvý postup, ktorý zamestnanec použil samostatne a ktorý môžu prevziať aj kolegovia |
| po prvých stretnutiach | prvú činnosť, ktorá v mape práce chýbala, lebo ju nikto nepovažoval za riešiteľnú |
| v prvom bode vyhodnotenia | prvý vyčíslený rozdiel na konkrétnej činnosti |
| na konci | rozdiel na všetkých vybraných činnostiach a postupy, ktoré používa aj niekto iný než autor |
Body vyhodnotenia dohodneme pred začiatkom oblasti. Čas sa počíta od začiatku oblasti, nie od podpisu zmluvy; jednotlivé oblasti nemusia začať naraz.
Čo potrebujeme od vás
Ide o podmienky spolupráce, ktoré je dobré poznať ešte pred podpisom.
Menovaného zamestnanca v oblasti
, na ktorého práci sa meria. Jeho časová náročnosť je rádovo niekoľko dní počas celého obdobia.
Vedúceho oblasti
, ktorý zabezpečí podmienky, potvrdí výber činností a prevezme výsledky. Rádovo niekoľko dní mesačne.
Kolegov, ktorých zaškolíme
, aby pomáhali ostatným. Rádovo niekoľko hodín týždenne.
Konkrétne činnosti, na ktorých sa bude merať
Východiskový stav nemusíte mať pripravený, zmeriame ho my.
Prístup k záznamom o práci v systémoch oblasti
Ak nie sú k dispozícii, mapa vychádza z toho, čo zamestnanci o svojej práci povedia, a otvorene to uvedieme.
Prerokovanie so zástupcami zamestnancov
pred začiatkom oblasti.
Rozpočet na prevádzku pracovného prostredia po skončení spolupráce
Bez neho prostredie nespúšťame.
Od zamestnancov v oblasti potrebujeme navyše len krátku odpoveď pri každom výstupe: či ho použijú a či by ho zvládli aj bez AI. Bez reportov, vyhradených dní a školiacich blokov.
Pri každej spolupráci uvádzame predpoklady, na ktorých je postavený jej rozsah, a na začiatku ich overíme na skutočných údajoch. Ak sa nepotvrdia, povieme to hneď a spoluprácu možno zastaviť. Ak firma zatiaľ nedokáže tieto podmienky splniť, zvolíme iný rozsah spolupráce alebo jej začiatok odložíme.
Čo AI Buddy nerieši
Školenie, audit ani vzdelávanie v zmysle dotačných schém
Predmetom je zmena práce v konkrétnej roli; mapa práce je prostriedok, nie cieľ. Ak potrebujete kurz ovládania nástroja, je vhodnejšie školenie. Časť spolupráce môže byť za určitých podmienok podporená z verejných zdrojov; nie je to súčasť ponuky, ale vieme poradiť, kde hľadať informácie.
Plošné poučenie všetkých zamestnancov o používaní AI
To je samostatná aktivita. AI Buddy na ňu nadväzuje a zameriava sa na konkrétne roly.
Hodnotenie výkonu zamestnancov
V žiadnej podobe; žiadny výstup sa nepoužije na rozhodovanie o konkrétnom človeku.
Automatizáciu procesov ani prepájanie systémov
Kandidátov na automatizáciu pomenujeme a odovzdáme; ich realizácia je samostatný projekt s vlastným rozsahom a zodpovednosťou. Toky v organizácii →
Vlastné prostredie pre údaje, ktoré nesmú opustiť firmu, ani prevádzku pracovného prostredia po skončení spolupráce
Ide o samostatné rozhodnutia s vlastným rozpočtom. Infraštruktúra →
Technické vynútenie pravidiel tam, kde to prostredie neumožňuje, ani interný tím, ktorý zavedie AI v celej firme
V prvom prípade zabezpečíme organizačné opatrenia a vopred na to upozorníme. Ak sa z AI Buddy časom stane spôsob práce, ktorý firma vedie sama, je to výsledok navyše, nie záväzok.
Časté otázky
Čím sa AI Buddy líši od bežného školenia AI?
Školenie vás naučí používať konkrétny nástroj. Pri AI Buddy pracujú zamestnanci s AI priamo na svojich každodenných úlohách, pričom ich sprevádza skúsený odborník. Cieľom je, aby dokázali nové postupy používať samostatne. Rozdiel overujeme na konkrétnych činnostiach: zmeriame východiskový stav a následne vyčíslime, čo sa pri práci zmenilo.
Koľko času musíme vyčleniť zamestnancom?
AI Buddy prebieha popri bežnej práci. Zamestnanci pracujú na úlohách, ktoré by aj tak vykonávali, a nemusia si vyhradzovať celé dni na školenia. Spolupráca si však vyžaduje ich aktívne zapojenie. Pri zamestnancovi, na ktorého práci meriame zmenu, ide rádovo o dni počas celého obdobia spolupráce. Potrebný čas a rozsah zapojenia si dohodneme vopred.
Ako zabezpečíte ochranu našich firemných dát?
Pred začiatkom práce nastavíme pravidlá, ktoré určujú, aké údaje možno používať v jednotlivých AI nástrojoch. Zamestnanci majú k dispozícii zoznam schválených nástrojov a jasné pokyny, čo do nich môžu vkladať. Tam, kde to technické prostredie umožňuje, sa dodržiavanie pravidiel aj kontroluje. Ak technická kontrola nie je možná, otvorene na to upozorníme. Údaje, ktoré nesmú opustiť určené prostredie, sa spracúvajú v oddelenom režime. Dáta →
Aký je rozdiel medzi AI Buddy a AIGrip?
AI Buddy je služba, pri ktorej pomáhame zamestnancom zapojiť AI do ich práce a meriame dosiahnutú zmenu. AIGrip je framework pre prácu s AI, ktorý pomáha uchovávať súvislosti, rozhodnutia a postupy pri dlhších a komplexnejších úlohách. Obe riešenia sa môžu dopĺňať, ale nie sú od seba závislé. AI Buddy môžeme realizovať aj bez AIGrip a AIGrip môžete používať samostatne. Framework pre prácu →
Čo nám zostane po skončení spolupráce?
Zamestnanci, ktorí dokážu používať AI pri svojich úlohách samostatne, spolu s vytvorenými postupmi, AI asistentmi, pravidlami a pracovnými podkladmi. Súčasťou dohodnutého rozsahu je aj zoznam schválených nástrojov, pripravený firemný obsah a pracovné prostredie. Výstupy odovzdávame v otvorenej podobe, aby ich vaši ľudia mohli ďalej používať a rozvíjať. Ich samostatnosť overujeme v praxi, napríklad tým, že dokážu doplniť obsah bez našej pomoci. Prevádzku prostredia si môžete zabezpečiť sami alebo ju zveriť nám.
Prečo spolupracovať práve s Aspectou?
Postupy, ktoré zavádzame u zákazníkov, používame aj pri vlastnej práci. Máme zavedené pravidlá používania AI, zoznam schválených nástrojov aj meranie zmien pri konkrétnych činnostiach. AI Buddy už dodávame výskumnej organizácii a zavádzame ho aj v podnikovom prostredí. Nesľubujeme vopred konkrétnu úsporu ani mieru zlepšenia. Zabezpečíme však meranie, ktoré ukáže skutočný rozdiel oproti východiskovému stavu.
Ako začať
Na prvé stretnutie stačí priniesť jednu konkrétnu úlohu, ktorá vás brzdí, napríklad report, typ porady alebo druh zadania. Posúdime, či je pre ňu AI Buddy vhodný a či je z čoho merať; ak nie, povieme to hneď. Ak potrebujete najmä naučiť ľudí ovládať nástroj, odporučíme školenie. Bez záväzku a bez prezentácie, s otázkami na vašu prácu.
Vyberte jednu prácu, ktorá vás brzdí
Na prvé stretnutie stačí jedna konkrétna úloha. Nezáväzne.